En forretningsutvikler i et mediekonsern fikk føle på enorm frustrasjon da hans store mulighet møtte en hindring. Etter måneder med markedsundersøkelser og analyser som viste betydelig lønnsomhetspotensiale, var han klar til å sikre rettighetene til et spennende konsept.
Konkurransen var hard, og tiden var knapp. Men ut fra sidelinjen kom plutselig en controller i økonomiavdelingen og bremset all framdrift. Årsaken var at controlleren insisterte på at han trengte minst en uke for å gjøre nødvendige beregninger i regnearkene før prosjektet kunne godkjennes.
Fortvilelse og nederlag ble et faktum da en konkurrent stakk av med rettighetene til konseptet mens økonomiavdelingen satt og regnet på tallene.
I kjølvannet av slike hendelser blir det gjerne en gjennomgang for å se om selskapet har en optimal balanse mellom hastighet og grundighet. Selv om det er viktig å sjekke at investeringer er økonomisk levedyktige, kan det påføre virksomheter mye større tap om den alltid er bakpå og ikke klarer å utnytte muligheter i et konkurranseutsatt marked.
Selskaper som opplever at flere muligheter renner ut i sanden på grunn av organisatorisk treghet, bør prioritere å få til en grundig diskusjon om fordeling av beslutningsmyndighet og effektivisering av prosesser. For når alt kommer til alt, er det broen mellom strategiske målsetninger og gjennomføring som fører til at disse blir realisert med gevinst.
I sin benchmark-rapport for effektive økonomifunksjoner 2023, trekker PwC fram at fordelene som ligger i teknologi som pådriver for kostnadseffektivitet ikke kan oppnås i et vakuum. Det er de menneskelige og organisatoriske faktorene som utgjør fundamentet som gjør det mulig å utnytte mulighetene som ligger i digitalisering og teknologi.
Teamet i Profitbase, som lenge har jobbet under visjonen «bedre beslutninger raskere», stiller seg bak dette, og mener at en organisatorisk suksessfaktor alle bør prioritere er hvordan organisasjonen jobber med beslutningsmyndighet på alle nivåer. Selv om vi tilbyr en plattform som styrker virksomheters finansielle planlegging, vet vi at kampen om markedsandeler, kunder, salg og inntjening ikke blir vunnet i styrerom og ledermøter. Dette er arenaer hvor det gjøres mye verdifull planlegging, og fattes strategiske avgjørelser. Men en bør aldri glemme sitatet fra generalen Helmuth von Moltke:
“No plan of operations extends with certainty beyond the first encounter with the enemy’s main strength.”
Sitatet har gjennom historiens gang og utallige gjenfortellinger endt opp i sin kortere og mer populære variant: “No plan survives contact with the enemy.”
Lærdommen fra sitatet har for lengst blitt overført fra krigføring til forretningsverden. Det har like høy verdi for både ledere som generaler som en viktig påminnelse at når planer og strategier er utarbeidet, må en endre tankesett og fokusere på handlekraft og gjennomføring.
Når en skal iverksette planer og mobilisere hele organisasjonen, begir en seg ut i et område av taktisk og operasjonell virksomhetsstyring. Her må en jobbe med to typer effektivitet i sin streben etter å realisere målene som er satt:
Målrettet effektivitet er det ledelsen, med ansvar for å jobbe med helhet og overordnet strategi, som har beslutningsmyndighet og ansvar for å følge opp. Men når det gjelder ressurs- og arbeidmetodisk effektivitet, gjelder det å ha klart for seg at definisjonen på ledelse er å oppnå resultater gjennom andre.
For best mulig ressurs- og arbeidmetodisk effektivitet, må tillit og beslutningsmyndighet fordeles nedover i organisasjonens hierarki. Dette sikrer at de som står overfor situasjoner der planenes antakelser ikke samsvarer med virkeligheten av et skiftende forretningslandskap, kan respondere raskt og effektivt.
For å lykkes i praksis med denne fordelingen, med strategisk overordnet sammenheng og desentralisert beslutningstaking, blir organisasjonens støttefunksjoner til verdiskapningen en nøkkel til suksess. Det er her økonomiavdelingen kommer inn. Både i det store bildet og nede på grunnplan.
Hvis organisasjonen skal lykkes med å skape en effektiv arbeidsfordeling, må en etterstrebe en arbeidsfordeling hvor ledelsen informerer og følger opp at organisasjonen jobber mot de riktige målene. Samtidig må det gis tillit og frihet til de forskjellige enhetene og nivåene, til hvordan disse målene skal oppnås. For å sikre at det er gode beslutninger som tas, må kvalitetssikrende tiltak være en del av arbeidsprosessen.
For å ta gode beslutninger, enten det er for å håndtere en akutt uforutsett situasjon, jobbe med delmål på vei mot en større målsetning, eller for å ta fatt på de store planene for kommende år, er gode prognoser og styringsinformasjon alfa og omega. Jo ferskere og mer oppdaterte styringsinformasjonen er, desto bedre. Blir den i tillegg gjort tilgjengelig for beslutningstakere, er det desto bedre forutsetninger for at organisasjonen kan ta bedre beslutninger, uten at det går på bekostning av handlekraft og gjennomføring.
Som knutepunktet for bedriftens finansdata, er økonomiavdelingen i en unik posisjon til å kunne bistå alle ledd av virksomheten med data-drevet beslutningsgrunnlag. Dette bringer oss til et betimelig spørsmål om økonomiavdelingens bruk av teknologi.
Hvis økonomiavdelingen kun bruker regneark, vil det raskt koste mer enn det smaker. Det krever flere fulltidsansatte til å håndtere dem. Selv med flere ansatte svekkes tryggheten og tilliten til tallene på grunn av den iboende risikoen for feil i regneark, som følge av at mange forskjellige personer jobber med et mylder av filer.
Regneark er heller ikke sikkert eller egnet for samhandling i stor skala, og en ender da opp med høy grad av personavhengighet og flaskehalser. Å jobbe på denne måten gjør at en fort blir som controlleren, som kommer på banen og stanser framdrift fordi en må gjøre en tidkrevende manuell jobb for å fremskaffe beslutningsgrunnlag.
Det er heller ikke ideelt om en må hente ut rådata fra flere fragmenterte systemer, og bruke mye tid på å klargjøre og sy disse sammen til ferdige rapporter.
Økonomiavdelingen kan, under riktige arbeidsforhold, med riktig verktøy og oppdatert teknologi, bli garantien for at organisasjoner lykkes med effektiv virksomhetsstyring. Her kan en for eksempel bruke CFO-plattformen til å samle sammen og bearbeide finansiell rådata til beriket plandata, og så bruke visualiseringsverktøy som Power BI til å distribuere og gjøre planer, prognoser og rapporter tilgjengelig for beslutningstakere.
For å lykkes i dagens dynamiske og konkurranseutsatte marked, må ledelsen informere og sørge for at organisasjonen har fokus på de riktige målene. Samtidig må de forskjellige enhetene og nivåene få frihet og tillit til å få ting gjort, og gripe muligheter med solid beslutningsgrunnlag i ryggen. Ved å implementere moderne teknologiske løsninger som Profitbase sin CFO-plattform, kan økonomiavdelingen effektivisere prosessene og sikre at organisasjonen kan ta bedre beslutninger – raskere. Dette vil ikke bare gi økonomisk levedyktighet, men også sikre at bedriften kan utnytte mulighetene i markedet og oppnå sine strategiske mål.
Med riktig tilnærming kan økonomiavdelingen være broen mellom strategiske målsetninger og vellykket gjennomføring, og dermed bli en avgjørende faktor for virksomhetens vekst og konkurransekraft.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
