Alle beslutningstakere opplever situasjoner hvor de helst skulle hatt mer tid på å analysere og tenke gjennom avgjørelser som må tas. Å innhente og bearbeide informasjon som styrker beslutningsgrunnlaget øker sannsynligheten for at en god beslutning blir fattet.
Problemet er derimot at jo lengre tid du bruker på å tenke og gruble, jo større blir risikoen for at tiden løper fra deg. Eller at en blir en flaskehals for organisasjonen.
Når alt kommer til alt vil beslutning med forbedringspotensial som er tatt og gjennomført i tide alltid være bedre enn en perfekt beslutning som ble tatt altfor sent. Men med det sagt, må en være forsiktig med å være for rask på avtrekkeren, for det er en stor forskjell mellom en beslutning med forbedringspotensial og en dårlig beslutning med katastrofale følger for bedriften.
I boken Tenke, Fort og Langsomt (Thinking Fast & Slow) har nobelprisvinner Daniel Kahneman delt funn fra en mannsalder med forskning på beslutnings- og atferdspsykologi for å kartlegge hvordan hjernen fungerer. Hvis du ikke er kjent med innholdet så er det grunnleggende i boken at hjernen din opererer med to systemer:
Det som vil overraske mange er at vi lever i den tro at det er System 2 (vårt tenkende og rasjonelle tankesett) som har kontrollen, og at vi til enhver tid tenker oss godt om, går systematisk til verks, tar gjennomtenkte valg. Forskningen peker derimot på at vi stort sett lever livet i det intuitive, automatiske System 1. Denne “autopiloten” i hjernen vår har som mål å unngå unødvendige anstrengelser, og har utviklet et stort nettverk av “mentale snarveier” for å bearbeide alle inntrykkene og all informasjonen vi blir bombardert med.
Blant disse snarveiene finner vi en indre forteller, som lager enkle, ryddige og sammenhengende historier for å gi oss sårt tiltrengt mening og forståelse av hendelser som skjer eller har skjedd i en svært kaotisk og kompleks verden. Når vi lager en god historie, tror vi på den og oppdaterer vårt verdensbilde deretter.
Fellen vi altfor lett kan gå i når vi lager historier for å gjøre verden mer forståelig, er at vi kan bli offer for en kognitiv illusjon som gjør at vi tror vi har dyp innsikt, god oversikt og full forståelse om ting vi i realiteten ikke har satt oss godt nok inn i.
Dette kommer av en tendens til å behandle begrenset informasjon som alt det er å vite. Med de små informasjonsbitene vi har tilgjengelig, skaper vi den beste mulige historien som blir førende for hvordan vi ser på verden. Det er faktisk lettere å sette sammen en historie når du vet lite og det er færre biter som skal pusles sammen. Alt dette gjør at vi, ifølge Kahneman, har “en nesten ubegrenset evne til å til å ignorere vår egen uvitenhet.”
I 1982 kom mannen, som siden har blitt kjent under navnet Elliot, inn på kontoret til nevrologen Antonio Damasios. Elliot hadde fått operert bort en hjernesvulst. De kognitive ferdigheter var blitt testet, og intelligensen var den samme som før. Men av en eller annen grunn klarte han ikke lenger å ta beslutninger.
Selv helt trivielle ting som hvor han skulle parkere bilen eller hva han skulle spise til lunsj tenkte han gjennom på nytt og på nytt uten å komme fram til et resultat.
Det hele var svært mystisk. Men etter tester og undersøkelser rundt Elliots reaksjon på følelsesmessige stimuli, oppdaget Damasio at Elliot hadde mistet evnen til å føle. Resultatene av Damasios’ arbeid med Elliot er solid argumentasjon for at følelser spiller en viktig rolle når vi tar beslutninger.
Grunnen til at det tok Elliot flere timer å bestemme seg for så enkle ting som hvilken radiokanal han skulle høre på, var ganske enkelt at han ikke kunne bruke følelsene sine. Han kunne med andre ord ikke kjenne hvilken beslutning han skulle ta.
Så selv om det ville vært teoretisk mulig å kartlegge situasjoner og problemstillinger 100%, med alle fordeler og ulemper overveid og alle tenkelige og utenkelige konsekvenser klart for seg, er det til syvende og sist følelsene som styrer oss til å ta beslutningen som føles best.
Både Kahnemans funn om våre iboende svakheter til å behandle begrenset informasjon som alt det er å vite, og Damiasios’ arbeid som forteller oss at det er følelser til syvende og sist får ting gjort, understreker dilemmaet beslutningstakere står ovenfor.
Likevel kommer en ikke utenom at av alle faktorer som kan påvirke utfallet av en beslutning er det kun én ting vi selv har mulighet til å påvirke i positiv eller negativ grad. Det er informasjonen som utgjør grunnlaget og kvaliteten på beslutningene vi tar.
Nøkkelen ligger derfor i å gjøre innsamling av data og informasjon kjappere, slik at en får kjøpt seg tid til å jobbe med beslutningsgrunnlaget og øke kvaliteten på beslutningene en skal ta. Digitalisering har bidratt til en markant effektivisering i arbeidet med innsamling av data.
Dette har gitt oss store muligheter innenfor virksomhetsstyring for å ta bedre finansielle beslutninger. Men mange henger dessverre etter på dette området. I en undersøkelse nylig gjennomførte av Profitbase ble det avdekket at 60 % av bedriftene i undersøkelsen kun bruker Excel til budsjett- og prognosearbeidet.
Excel er fenomenalt, men som med alle verktøy er det jobber det er godt egnet for – og jobber det er mindre egnet for. Virksomhetsstyring og finansiell planlegging er ikke et område hvor regneark er det beste verktøyet. Når både datamengden og antall involverte øker, ender bedriften opp med å bruke mer tid på å klargjøre regnearkene enn på å gjennomføre analyser og agere på muligheter og trusler.
Med smartere planleggingsverktøy blir bildet ganske annerledes. Ved å bruke mindre tid på innsamling og sammenstilling av data vil man frigjøre tid til å jobbe med verdiskapende arbeid. Tiden som ellers ville blitt brukt på å samle inn, oppdatere og vedlikeholde regnearkene kan i stedet brukes til analysering og bearbeiding av innsikten for å identifisere hva som har skjedd og hvorfor det har skjedd. Kanskje enda viktigere er muligheten til å teste og simulere forskjellige strategier for å få et bedre bilde over hvordan forskjellige veivalg vil utspille seg.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
