Et godt budsjett er mer enn bare tall – det er et strategisk verktøy som engasjerer hele organisasjonen og setter kursen for fremtiden. Men hvordan kan du skape et budsjett som både er dynamisk, presist og tilpasset virkeligheten?
Vi går inn i nok en høst, som markerer starten på budsjettprosessen. For økonomiavdelingen er dette en av årets store gjøremål. Mange sliter med å få resten av organisasjonen til å involvere seg aktivt, og sikre at budsjettprosessen ikke bare blir en øvelse for finansavdelingen, men et strategisk verktøy som driver virksomheten fremover.
I et forsøk på å hjelpe deg med å gjøre årets budsjettprosess litt smidigere, spurte vi konsulentene i Profitbase om å dele deres hemmeligheter om hvordan en best kan gripe an budsjettprosessen.
Her er deres tips for hvordan du kan bruke budsjettprosessen til å skape momentum og samle hele organisasjonen mot felles mål:
En budsjettprosess som bare involverer økonomiavdelingen, har begrenset verdi som beslutningsgrunnlag. Økonomiavdelingen må lede prosessen, men det er avgjørende at hver enkelt avdeling bidrar med sine innspill og eier sine deler av budsjettet.
Her blir det viktig å ha CEO med på laget, da denne rollen enten kan være en forkjemper eller show-stopper for hvor godt en klarer å mobilisere hele organisasjonen til å få eierskap til både målene og strategien.
Poenget med budsjettering er å ha en god plan på hvordan virksomheten skal bruker penger og disponerer sine ressurser for å nå sine strategiske mål. Derfor er det viktig å ha en klar visjon for budsjettet som kommuniseres tydelig til hele organisasjonen.
Denne visjonen bør kunne oppsummeres i en enkel og tydelig historie som alle kan forstå og relatere til. Historien bør speile hva som må gjøres for å nå selskapets mål og fungere som en ledestjerne gjennom hele året.
For at budsjettet skal være et effektivt verktøy, må det ikke bare settes på hyllen etter ferdigstillelse. Det bør være et levende dokument som brukes aktivt til å styre virksomheten gjennom hele året. En viktig del av dette er å knytte økonomiske drivere til faktiske transaksjoner for å få dypere innsikt i hvordan spesifikke elementer påvirker resultatene. Gjennom en tydelig kobling mellom drivere og økonomisk resultat kan organisasjonen simulere effekten av ulike scenarioer på et mer detaljert nivå, og ta bedre informerte beslutninger.
For å redusere tid og ressurser som tradisjonelt kreves for budsjettprosessen, bør man jobbe mer aktivt med rullerende prognoser gjennom året. Dette gir deg et oppdatert og dynamisk bilde av selskapets økonomi, ettersom resultater, balanse og kontantstrøm kontinuerlig oppdateres på månedlig eller kvartalsvis basis.
Ved å ha ferske data tilgjengelig, kan du basere budsjettet på reell informasjon, noe som gjør planleggingsarbeidet mer presist og mindre tidkrevende når det er tid for budsjettprosessen. En kontinuerlig oppdatering av prognosene gir også mulighet til å justere forutsetningene raskt hvis markedet endrer seg eller nye utfordringer dukker opp, slik at du unngår overraskelser ved årets slutt og sikrer at budsjettet alltid er relevant.
Rullerende prognoser hjelper deg å finne den rette balansen mellom for lite og for mye informasjon – en balanse som er avgjørende for gode økonomiske beslutninger. Dette prinsippet minner om det Philip Tetlock kaller «Goldilocks-sonen» i prognosearbeid. Her handler det om å ha akkurat nok informasjon til å lage nøyaktige vurderinger uten å bli overveldet av detaljer eller utdatert data.
Når du kommer til selve budsjettprosessen, har mye av arbeidet allerede blitt gjort gjennom kontinuerlig oppfølging, slik at du kan fokusere på justeringer fremfor å bygge budsjettet fra bunnen av.
For de som ikke jobber med rullerende prognoser, kan nullbaserte øvelser være et nyttig alternativ. Selv om det ikke er nødvendig å praktisere Zero-Based Budgeting i hele organisasjonen, kan det være en nyttig tilnærming for enkelte avdelinger for å sikre bedre kostnadskontroll og effektiv ressursallokering.
Et budsjett bør ikke bare fokusere på resultatregnskapet; det må også inkludere hvordan selskapet skal nå målene for fri kontantstrøm. Dette er spesielt viktig for å sikre at virksomheten har tilstrekkelig kapital til å investere i vekst og håndtere uforutsette utfordringer.
Ved å bygge fri kontantstrøm inn i driftsplanen, sikrer du at alle avdelinger forstår hvordan deres innsats påvirker selskapets likviditet.
For å få hele organisasjonen til å jobbe mot de samme målene, bør budsjettene knyttes direkte til prestasjonsmålinger. Dette betyr at de som er ansvarlige for ulike deler av budsjettet, også bør måles på hvordan de leverer i forhold til de økonomiske målene.
Bonusordninger og andre incentiver kan kobles til disse målingene for å sikre at alle har en personlig interesse i å nå budsjettmålene.
Selv om prinsippene for en god budsjettprosess er klare, kan det være vanskelig å gjennomføre dem effektivt dersom man er avhengig av manuelle regneark og mangler gode integrasjoner mellom systemer.
Uten sømløs dataflyt og oppdaterte tall fra ulike deler av virksomheten, blir det utfordrende å holde budsjettet dynamisk og relevant gjennom året. Regneark fører ofte til silobasert informasjon og forsinkede oppdateringer, noe som gjør det vanskelig å justere budsjettet i sanntid basert på faktiske resultater eller endringer i markedet.
Mangelen på integrasjon kan også gjøre det vanskelig å implementere rullerende prognoser og simuleringer av ulike scenarioer, som er avgjørende for å ta informerte beslutninger. I tillegg kan man miste kontrollen over prestasjonsmålinger når data er spredt over flere systemer uten en sentralisert plattform. Dette kan hindre organisasjonen i å jobbe effektivt mot felles mål.
For å lykkes med budsjettprosessen og nå virksomhetens finansielle mål, er det ikke nok å bare ha gode prinsipper og prosesser. Man må også utnytte tilgjengelig teknologi for å effektivisere arbeidet. Ved å integrere løsninger som samler og analyserer data på tvers av systemer, kan du sikre at budsjettet blir et presist og dynamisk verktøy som gir et helhetlig bilde av virksomheten. Teknologi gir muligheten til å jobbe mer smidig, tilpasse seg raskere, og skape bedre samarbeid mellom avdelingene – noe som er avgjørende for å lykkes med både planlegging og gjennomføring.
Meld deg på webinaret og få nye perspektiver på hvordan riktig samspill mellom arbeidsprosess og teknologi gjør økonomiavdelingen raskere og mer relevant i organisasjonens verdiskaping.
Det finnes stort potensial for effektivisering i løsninger som CFO-plattformen, ERP-systemer og Power BI. Men selv de beste verktøyene kan ikke levere resultater uten en godt definert arbeidsmetodikk og riktig kompetanse.
I webinaret viser vi deg konkrete metoder for å harmonisere prosesser og teknologi, slik at du får kontroll på tallene og alltid ligger i forkant med viktig styringsinformasjon. Vi vil utfordre den fragmenterte tilnærmingen til langtidsplaner, budsjetter og rapportering, og vise deg hvordan prosesser og teknologi kan integreres for å støtte bedre beslutningsprosesser på tvers av hele organisasjonen.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
