Prognoseprosessen gir ledere og beslutningstakere verdifull innsikt i fremtidige trender og mulige utfordringer. En av de største bekymringene i prognoseprosessen er at den kan bli frakoblet, noe som kan føre til unøyaktige resultater og feilaktige beslutninger.
Prognoseprosessen er avgjørende for en virksomhets suksess. Ved å kunne forutsi fremtidige trender og hendelser kan bedrifter planlegge og tilpasse seg på en mer effektiv måte. Det er to hovedaspekter ved prognoseprosessen som gjør den viktig:
Prognosepresisjon: Nøyaktigheten av prognosene har direkte innvirkning på beslutningstaking og strategisk planlegging. Jo mer presise prognosene er, desto bedre kan virksomheten tilpasse seg markedsendringer, potensielle risikoer og muligheter.
Les også: Lag treffsikre, troverdige prognoser med prognosevett-reglene
Tidsbesparelse: En effektiv prognoseprosess sparer tid og ressurser. Ved å ha pålitelige prognoser kan beslutningstakere handle raskere og mer målrettet, noe som gir en konkurransefordel under stadig endrende forutsetninger.
Les også: Theneed for speed: Løsningen på dilemmaet om gjennomtenkte versus gjennomførte beslutninger
Det er flere faktorer som kan føre til at det blir en frakoblet prosess i prognoseprosessen. Det er viktig å være oppmerksom på disse og iverksette tiltak for å unngå dem. Her er noen vanlige årsaker:
Mangelfull kommunikasjon: Effektiv kommunikasjon mellom forskjellige avdelinger og interessenter er avgjørende for en vellykket prognoseprosess. Manglende kommunikasjon kan føre til misforståelser og feilfortolkning av informasjon og forutsetninger.
Utilstrekkelig analyseverktøy: Å ha riktig verktøy og teknologi er viktig for å kunne utføre grundig analyse og generere pålitelige prognoser. Utilstrekkelige verktøy kan begrense mulighetene for nøyaktig prognoser.
Mangel på oppdaterte data: For å generere nøyaktige prognoser er det viktig å ha tilgang til oppdaterte og relevante data. Manglende oppdatering av datakilder kan føre til unøyaktige prognoser og feil beslutninger.
Når det gjelder integrert forretningsplanlegging, er det et konsept kjent som “skyggeregnskap”, som refererer til en frakoblet del i prognoseprosessen. Selv om det kan høres ut som regnskap utenfor bøkene, gjelder det faktisk en separat og parallell metode for finansiell eller operasjonell prognose som eksisterer ved siden av det formelle planleggingssystemet.
Denne uformelle tilnærmingen kan bli gjennomført av enkeltpersoner eller avdelinger i en organisasjon som velger å gjennomføre sine egne planleggingsaktiviteter utenfor de fastsatte rammene, jamfør viktigheten av avsnittet over om tilgang til oppdaterte og relevante data.
Skyggeregnskap kan oppstå av ulike grunner. Man bruker gjerne ulike metoder, har motstridende mål eller har behov for en mer detaljert analyse. La oss dykke inn i noen viktige aspekter ved skyggeregnskap for å få en bedre forståelse.
Uavhengig prognose: Skyggeregnskap innebærer at enkeltpersoner eller avdelinger utvikler sine egne prognoser uavhengig av det formelle planleggingssystemet. Dette kan skje når disse interessentene mener at den eksisterende planprosessen ikke i tilstrekkelig grad fanger opp deres unike krav eller nyanser.
Tilpassede metoder: De som driver med skyggeregnskap bruker ofte sine egne tilpassede metoder for prognoser. Disse tilnærmingene kan omfatte flere variabler, spesialiserte modeller eller alternative forutsetninger som ikke er en del av det formelle planleggingssystemet. Dette gjør at de kan dykke dypere inn i spesifikke aspekter av deres drift eller økonomi som er kritiske for deres beslutningsprosess.
Detaljert nivåanalyse: Skyggeregnskap fokuserer ofte på å gjennomføre et mer detaljert analysenivå sammenlignet med de bredere prognosene som utføres i det formelle systemet. Det gir mulighet for en detaljert undersøkelse av spesifikke faktorer, for eksempel produktlinjer, geografiske regioner eller kundesegmenter, som kan være avgjørende for de berørte personene eller avdelingene for å ta informerte beslutninger.
Kommunikasjonshull: En av utfordringene knyttet til skyggeregnskap er de eventuelle kommunikasjonsgapene som kan oppstå mellom de som er engasjert i uformelle prognoser og det formelle planleggingssystemet. Når ulike prognoseprosesser forekommer isolert, kan det føre til inkonsekvente, motstridende data og mangel på koordinering, noe som gjør det utfordrende å oppnå en sammenhengende finansiell oversikt, som allerede påpekt tidligere i artikkelen.
Virkninger på beslutningstaking: Resultatene av skyggeregnskap kan påvirke beslutningstaking innen de respektive avdelingene eller konsernledelsen. Dette kan introdusere kompleksiteter i ressursallokering, budsjettering og strategisk justering på tvers av organisasjonen.
Det er altså viktig å være klar over at selv om skyggeregnskap kan gi verdifull innsikt og adressere spesifikke behov, så er det essensielt å sikre riktig koordinering og integrasjon med den formelle planleggingsprosessen. Organisasjoner bør strebe etter å bygge bro over gapet mellom eventuelle skyggeregnskap og det formelle planleggingssystemet for å forbedre åpenheten, justere mål og fremme samarbeid. Det er viktig for å opprettholde transparenthet.
Ved å ha riktig verktøy styrker du også transperantheten, og kan åpne denne innsikten. Ved å åpne innsikt i de enkelte forutsetningene, så har man dermed anledning til å kjøre scenario/simulering på tvers av organisasjonen. Et eksempel på dette kan være strømpriser. Man vil gjerne simulere på konsernnivå hvordan energipriser vil påvirke inntekt- og utgiftssiden fremover i de ulike virksomhetene. Om man da har silobasert tankegang med egne skyggeregnskap, vil det være vanskelig å kunne gjennomføre en slik simulering. Full transparanthet gjennom forretningen er løsningen.
Konklusjon: for å sikre at det ikke skjer en frakoblet prosess i prognoseprosessen, er det viktig å fokusere på kontinuerlig tilgang til oppdaterte data, effektiv kommunikasjon og bruk av pålitelige verktøy.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
