Budsjettprosessen innebærer å planlegge, forutse og kontrollere økonomiske ressurser for å oppnå organisasjonens mål og oppgaver. Med andre ord er den en kritisk del av enhver organisasjons økonomiske styring.
Budsjettprosessen er en systematisk tilnærming til å planlegge og forvalte økonomiske ressurser, som nevnt ovenfor. Innebefattet i det ligger det å vurdere tidligere økonomiske data, fremtidige forventninger og nåværende mål for å lage en omfattende økonomisk plan. Ved å gjøre disse grepene kan organisasjoner ta informerte beslutninger om ressursallokering, kostnadsstyring og inntektsgenerering. Man kan derfor si at budsjetteringsprosessen spiller en viktig rolle i strategisk planlegging, og kan bidra til å realisere langsiktige visjoner for bedriften.
I denne artikkelen vil vi gå gjennom de åtte ulike trinnene som utgjør budsjettprosessen. Oppdag hvordan man effektivt kan utarbeide, analysere og forbedre budsjetter, og hvordan disse grepene kan hjelpe bedrifter med å oppnå sukesess.
Det første trinnet i budsjettprosessen er å definere klare og oppnåelige økonomiske mål og målsetninger. Enten det er å lansere et nytt produkt eller redusere utgifter, er det avgjørende å ha spesifikke mål. Disse målene vil tjene som grunnlaget for hele budsjettprosessen. Det er viktig å involvere alle relevante interessenter i denne fasen for å sikre at budsjettet er i tråd med organisasjonens strategiske plan.
Når målene er på plass, er neste steg å samle all nødvendig økonomisk data. Dette inkluderer inntekter, utgifter, salgsvolum og andre relevante økonomiske variabler. Ved å analysere historiske data og økonomiske trender vil man få verdifull innsikt for å ta informerte budsjettbeslutninger.
Les også: 7 punkter for å sjekke om bedriften din har vokst ut av regnearkene
Med dataene tilgjengelig er neste steg å opprette en budsjettmal. En velstrukturert budsjettmal fungerer som en ramme for å organisere inntekter og utgifter. Kategoriser utgiftene i faste og variable, og tildel en passende del av inntekten til hver kategori. Forsikre deg om at budsjettet er i tråd med de etablerte målene.
Her er oppgaven å tildele ressurser til hver utgiftskategori basert på prioritet og nødvendighet. Ta hensyn til målene som ble satt i Steg 1 og fordel tilgjengelige midler deretter. Det er essensielt å oppnå en balanse mellom forbruk, sparing og investeringer for å oppnå ønskede resultater.
Budsjettlegging er ikke en universalløsning. Det er viktig å kjøre ulike scenarier for å forstå potensielle resultater. Vurder beste, verste og moderate utfall for å være forberedt på uventede økonomiske situasjoner. Juster budsjettmalen basert på disse scenariene for bedre økonomisk motstandskraft.
Når budsjettmalen er ferdig og scenarier er vurdert, er det på tide å implementere budsjettet. I forkant av implementeringer er det viktig å få budsjettet godkjent av relevante interessenter, som ledelsen eller styret. Når det er godkjent kan budsjettplanen gjennomføres. Her er det viktig å sørge for at alle involverte er klar over sine roller for å overholde budsjettet. Kommunikasjon og samarbeid er avgjørende for vellykket budsjettgjennomføring.
Budsjettprosessen slutter ikke med implementering. Å overvåke budsjettets ytelse regelmessig er avgjørende for å spore fremgang og identifisere potensielle problemer. Sett spesifikke intervaller for å gjennomgå økonomiske rapporter og analysere hvordan de faktiske tallene stemmer overens med budsjetterte beløp.
I løpet av overvåkingsprosessen er det også viktig å vurdere perpleksitet og burstiness. Perpleksitet refererer til uventede svingninger eller inkonsekvenser i økonomiske data, mens burstiness omhandler plutselige økninger eller reduksjoner i inntekter eller utgifter. Å ta hensyn til disse mønstrene vil bidra til å ta mer nøyaktige budsjettbeslutninger.
Basert på resultatene fra overvåkingen og analysen, må man være forberedt på å gjøre justeringer i budsjettet. Dette blir ofte kalt prognose. Budsjettet er normalt en mer statisk plan, men ved å benytte seg av en reglemessig oppdatering av mål, resultat og ressursallokering så vil det gi en mer agil tilnærming til beslutningen som skal tas gjennom året. Økonomiske forhold og mål kan endre seg over tid, og et fleksibelt budsjett tillater nødvendige endringer for å holde seg på riktig kurs. På den måten kan man sikre at budsjettet/ prognose forblir relevant og effektivt.
Les også: Topp 3-listen over hvorfor rullerende prognoser er bedre enn “tradisjonell” budsjettering
Budsjettprosessen er et uunnværlig verktøy for å oppnå økonomisk stabilitet og suksess. Ved å gjennomføre de åtte trinnene nevnt ovenfor fører det til at organisasjoner kan lage en omfattende og realistisk økonomisk plan, som hjelper dem med å nå målene som er satt. Gjennom å etablere klare mål, analysere tidligere data og overvåke budsjettets ytelse, legger organisasjoner til rette for å ta informerte beslutninger, som igjen kan bidra til suksess.
Avslutningsvis kan man også nevne at det er viktig å evaluere budsjettprosessen og lære av erfaringene. Dette innebærer å gå gjennom om målene ble nådd, og om budsjettet var realistisk. Ved å lære av tidligere budsjettprosesser kan organisasjonen forbedre og optimalisere budsjetter i fremtiden.
Vi leverer løsninger som optimaliserer og forbedrer kvaliteten både for budsjett- og prognoseprosessen. Fokuset for vår CFO-plattform er å involvere organisasjonen, vurdere fremtidig kontantstrøm, utføre scenario-testing, tilby driverbasert input, enkel og relevant input fra forretningens brukere, samt rapportering og visualisering i PowerBI, storytelling.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
