I 2022 gjorde Profitbase en undersøkelse, hvor 100 CFO-er, CEO-er og controllere ble spurt om deres største utfordringer når det gjaldt arbeidet med budsjett og prognoser. Svarene avdekket at uforutsigbare eksterne faktorer var på topp 3 listen til nærmest samtlige respondenter.

Å sikre at bedriften har tilstrekkelig likviditet og riktig finansiering er i utgangspunktet en krevende jobb i konsern med flere enheter og avdelinger. Når likviditetsbudsjettet og prognosene i tillegg må tilpasses stadig skiftende forhold, blir en allerede faglig kompleks oppgave enda mer arbeidskrevende.

I denne artikkelen tar vi for oss strategier og verktøy som kan hjelpe med å holde styr på likviditetsbudsjettet når omgivelsene plutselig endrer seg, slik at en lettere kan opprettholde en sunn økonomisk drift.

Hvorfor er et likviditetsbudsjett viktig?

Det finnes neppe noen større trussel mot bedriftens eksistens enn å gå tom for penger. Likviditetsstyring med likviditetsbudsjett og kontroll over pengestrømmen av inn- og utbetalinger er ofte viktigere enn de tilhørende økonomiske resultatene. For det nytter ikke å ha flere millioner i overskudd i desember om du ikke har penger til å gjøre opp for deg i april. Betalingsproblemer og manglende likviditetsstyring er en av hovedårsakene til at flere bedrifter må stenge dørene – til tross for gode prognoser for fremtidige resultater.

Derfor er likviditetsbudsjettet kritisk for å få oversikt over bedriftens økonomiske stilling og identifisere eventuelle problemer med kontantstrømmen.

Dette gir bedriften mulighet til å forberede seg på utfordringer som kan oppstå i fremtiden og gir mulighet til å iverksette tiltak for å forhindre alvorlige problemer.

I tillegg til å gi en oversikt over fremtidige kontantstrømmer, kan likviditetsbudsjettet også hjelpe bedriften med å:

• Identifisere flaskehalser i kontantstrømmen og finne måter å forbedre den på
• Forutse eventuelle problemer med betaling av regninger eller forpliktelser
• Identifisere behovet for ekstra finansiering eller investeringer
• Evaluere bedriftens økonomiske ytelse og effektivitet

3 grep som holder styr på likviditeten når omgivelsene endres

Med et forretningsmiljø som utvikler seg i et raskt tempo, og usikre tider hvor ting kan endre seg over natten, blir kontroll over likviditeten stadig viktigere.

Som et selskap som har levert finansielle planleggingsverktøy i over 30 år har Profitbase følgende anbefalinger til økonomiavdelinger som opplever at det er utfordrende å holde styr på likviditetsbudsjettet.

1: Utnytt mulighetene innen digitalisering og automatisering for å holde styr på likviditetsbudsjettet

Økonomistyring av større konsern trenger solide systemer og prosesser rundt budsjettering, prognosearbeid og rapportering. Systemene må være i stand til å håndtere forskjellige nivåer av detaljering og samtidig gi en helhetlig oversikt over hele konsernets økonomiske situasjon. Det er også viktig å sikre at rapportene er tilgjengelige for alle relevante nøkkelpersoner og oppdateres jevnlig.

I dagens teknologitunge verden er det også for mye data til at økonomiavdelingen kan håndtere all finansdataen manuelt. En bør derfor supplere regnearkene med en fullskala programvare for budsjett og prognose, som gjør det mulig å tilpasse seg endringer kjappere uten at det går på bekostning av nøyaktighet og tillit til tallene.

2: Ruller prognosene og oppdater likviditetsbudsjettet regelmessig

Det er viktig å oppdatere likviditetsbudsjettet regelmessig, spesielt i tider med raskt skiftende markedsforhold. Dette vil gi ferskere og mer nøyaktig oversikt over bedriftens kontantbeholdning og kontantstrømmer, og gjøre det lettere å identifisere eventuelle utfordringer eller muligheter som må håndteres.

Les mer i artikkelen: TOPP 3-listen over hvorfor rullerende prognoser er bedre enn «tradisjonell» budsjettering

3: Vær oppmerksom og handlekraftig, med klare retningslinjer for hvordan endringer håndteres

I en kompleks konsernstruktur vil det alltid være avvik mellom budsjett og faktisk ytelse. Det er derfor viktig å være oppmerksom på disse avvikene og ta raske tiltak for å minimere deres påvirkning på likviditetsbudsjettet.

Dette kan innebære å justere budsjetterte beløp, identifisere og adressere problemer i økonomistyringen, få økt kassakreditten eller reforhandle avtaler med leverandører og kunder.

For å håndtere endringer i likviditetsbudsjettet effektivt, er det viktig å ha klare retningslinjer på plass for hvordan endringer håndteres. Dette inkluderer hvordan endringer rapporteres, hvem som har myndighet til å godkjenne endringer og hvordan endringer påvirker andre deler av budsjettet. Det er også viktig å ha en tydelig kommunikasjonsstrategi på plass for å sikre at alle relevante interessenter er informert om endringene og deres påvirkning.

Les mer i artikkelen: The need for speed: Løsningen på dilemmaet om gjennomtenkte versus gjennomførte beslutninger

Konklusjon

Enten det oppleves god marsjfart eller stampes i grov sjø må økonomisjefen sørge for at virksomheten til enhver tid har tilstrekkelig likviditet og riktig finansiering. Her blir likviditetsbudsjettet avgjørende for å holde beslutningstakere oppdatert om hvordan de kan styre bedriftens økonomi på en forsvarlig og effektiv måte.

For å holde styr på likviditeten i store konsern når ting er i stadig endring, er det viktig å jobbe med forberdinger innen programvarer og verktøy en bruker, arbeidsmetodikk – og organisatoriske prosesser for hvordan en skal respondere på endringer. Med riktige verktøy, framgangsmåte og mindset blir bedriften godt rigget for uforutsigbare hendelser , og kan tilpasse seg kjappere uten å ofre nøyaktigheten til tallene.

Det er også viktig å kunne simulere best, worst og most likely scanerier av hvordan forskjellige veivalg vil påvirke likviditetsbudsjett og cash flow 3, 6 og 12 måneder fam i tid. Dette gjør det mulig å få et overblikk og se det store bildet, slik at en kan sikre forsvarlig likviditet i perioder med stor usikkerhet i markedet.