Fra regnearkeologi til betydningsfulle bidrag og arbeidsglede

Altfor ofte blir søkelyset på fordelene med digitalisering, automatisering og programvare kun rettet på effektiviseringspotensialet. Kalde fakta om tid og penger spart for bedriften. Jeg mener at det menneskelige aspektet fortjener en mye større plass når vi snakker om fordelene som ligger i å omstille måten vi jobber på.

Dette er særdeles viktig innen økonomi, regnskap og finans. Funnene fra en undersøkelse av Robert Half, et ledende globalt konsulentfirma innen HR, viser nemlig at økonomiavdelingen scorer lavest når det gjelder trivsel på arbeidsplassen og hvor givende de føler at arbeidet deres er.

Dette er alvorlig og tankevekkende lesning som bør tas på alvor hvis vi ønsker at talenter og kloke hoder skal velge din bedrift som karrierevei.

Som økonomer må vi alltid konsultere fortidens regnskap for å ta gode valg for fremtidens finansielle situasjon. På samme måte må vi i dette tilfellet se til fortiden for å finne et rammeverk som kan åpne dørene til en fremtid hvor økonomiavdelingen preges mindre av regnearkeologi, og mer av strategisk verdiskapning, meningsfylt arbeid, og dyptgående samarbeid.

Så hopp om bord i Profitbase’s tidsmaskin og bli med meg til 1959!

Økonomiavdelingen sett med Herzbergs 2-faktorteori

For å forstå hvordan økonomiavdelingen kan få en bedre arbeidsglede, er tankegangen bak Herzbergs Tofaktorteori fra 1959 et glimrende sted å begynne. Kort forklart foreslår teorien at det er to kategorier av faktorer som påvirker menneskers tilfredshet og motivasjon på arbeidsplassen:

1. Hygienefaktorer: Dette inkluderer faktorer som lønn, arbeidsforhold, selskapspolitikk, og mellommenneskelige relasjoner. Disse faktorene, hvis de er utilfredsstillende, fører til misnøye på arbeidsplassen. MEN: forbedring av disse faktorene fører ikke nødvendigvis til økning av tilfredshet eller motivasjon.
2. Motivasjonsfaktorer: Her finner vi faktorer som anerkjennelse, ansvar, prestasjon, og muligheter for vekst og utvikling. Når disse faktorene er til stede, vil de sannsynligvis motivere ansatte og øke tilfredsheten. Hvis de er fraværende, fører det ikke nødvendigvis til misnøye, men heller til en mangel på tilfredshet eller motivasjon.

Et viktig poeng med modellen er at en må se på tilfredshet og misnøye som to ulike og delvis uavhengige tilstander – ikke to ytterpunkter på samme skala.

Back to the future

Nå som vi har lært oss 2-faktor teorien, la oss se på økonomiavdelingens arbeidshverdag og hvor mye tid som må gå på hygienefaktorer og motivasjonsfaktorer.

Vi vet at i Norge jobber svært mange  med regneark som eneste verktøy for sin økonomistyring, og bruker det både til å utarbeide budsjett, prognoser, kontantstrømoppstillinger osv.

Derfor er det ikke langt fra sannheten å dele inn arbeidstiden som går til forskjellige oppgaver slik:

Som vi ser går veldig mye tid til å finne og samle sammen og vedlikeholde finansdata. Dette krever mye tid og ressurser som går til manuelle inntastinger og rutineoppgaver. Disse oppgavene, som er nødvendige, men ikke gir arbeidsglede, har lenge vært en kilde til misnøye i arbeidslivet.

Anja Hauståker fra Norway’s Best sa det (aller) best da hun tidligere i år uttalte til Profitbase:

Andre relevante funn som understøtter hypotesen om at å gjøre alt manuelt med regneark ikke legger til rette for det mest givende arbeidsmiljøet, er Egon Zehnder International undersøkelse blant norske økonomidirektører hvor det ble avdekket at de minst likte oppgavene er regnskap og rapportering.

I motsetning viste også samme undersøkelse at oppgavene som var mest likt gikk i klar favør av forretningsutvikling og strategiarbeid.

Dette indikerer at mange økonomiavdelinger må bruke mest tid på det de liker minst. Når vi reflekterer over dette blir funnene fra Robert Half som ble presentert i begynnelsen av denne artikkelen mindre overraskende.

Automatisering av hygienefaktorer kan bane vei for arbeidsglede

Etter all den nedslående lesningen du har måtte lide deg gjennom så langt, er sikkert ditt million kroner question: hva kan gjøres?

Som daglig leder i et programvarehus som leverer programvare for finansiell planlegging så er jeg nok en smule subjektiv, men tror likevel jeg har et godt poeng ved å hevde at økonomisjefer og deres team bør supplere regnearkene med litt mer egnet programvare. Spesielt hvis bedriften du jobber i har store tall i omløp, mange ansatte og betydelig grad av kompleksitet med flere bidragsytere.

Det en får med å ha en plattform i bunn er at all tiden som før måtte brukes på å samle sammen og vedlikeholde regnearkene ikke lenger blir nødvendig. Dette åpner dørene for å bruke mer tid på å analysere tallene, jobbe sammen med andre og drive med strategi og forretningsutvikling. Eller sagt gjennom linsen til 2-faktor teorien: det blir mer tid til motivasjonsfaktorene som har betydning for arbeidsglede, motivasjon og hvor interessant en synes jobben er.

For å gi en alternativ illustrasjon av hvordan arbeidstiden kan disponeres når en ikke skal gjøre alt i regnearkene:

En hyllest til den menneskelige faktoren

I lys av den teknologiske utviklingens raske skritt er vi nødt til å se på økonomiavdelingen med nye øyne og erkjenne at digitalisering og automatisering kan være nøkkelen til ikke bare økt effektivitet, men også til forbedret arbeidsglede og engasjement blant ansatte. Ved å minimere manuelle og tidkrevende hygiene-oppgaver gjennom teknologiske løsninger, gir vi plass for mer motiverende og meningsfylt arbeid, hvilket kan styrke økonomiavdelingens posisjon og bidrag innenfor organisasjonen.

Automatisering bør ses som en alliert som kan frigjøre økonomiansatte fra de kjedelige, repetitive oppgavene og dermed åpne opp for dypere analyse, samarbeid og verdiskaping. Dette skiftet fra manuelt, operativt arbeid til en mer strategisk rolle, gir ikke bare individet rom for profesjonell vekst, men kan også forsterke økonomifunksjonens rolle som en strategisk partner i organisasjonen. Slik blir teknologiske investeringer også en investering i medarbeidernes trivsel og profesjonelle utvikling, samt en strategi for å tiltrekke seg og beholde flinke folk.

Derfor handler digital omstilling i økonomiavdelingen like mye om mennesker som om teknologi. Med et balansert fokus på teknologi og menneskelig utvikling, kan vi omforme økonomiavdelingen til en kraftsentrum av strategisk innflytelse, innovasjon og arbeidsglede. La oss derfor omfavne den teknologiske utviklingen, ikke bare som et verktøy for effektivitet, men som en strategisk partner i å forme en mer givende og inspirerende fremtid for økonomer og organisasjonen som helhet.