Demokratisering av finansielle regneark-imperium

De som har fulgt Profitbase i høst har sikkert blitt kjent med karakteren Ron. Sammen med sine kolleger har Ron, som økonomiavdelingens syvende far i huset, vært uunnværlig for å komme i mål med budsjettprosessen. Dette er fordi han sitter på en mannsalder av inngående kjennskap til alle regnearkene som har blitt laget siden 1988.

Han er også på elite-nivå i alle typer regnearkprogram, og legger mye stolthet ned i å forvalte og bevare regneark. Med all sin innsikt og alle sine ferdigheter har han over flere tiår perfeksjonert framgangsmåten for hvordan årsbudsjettene skal lages. Problemet er bare at denne prosessen står og faller på at Ron faktisk er tilgjengelig for å lose konsernet gjennom prosessen. Når han ikke er på kontoret fordi han skal dra og se VM i Excel, blir det en umulig oppgave for Jonas og Sara å komme i gang.

Personlig har jeg hatt mye glede av stripene som har blitt laget, og responsen fra omverdenen har gjort oss trygge på at vi har klart å få folk til å trekke på smilebåndene over gjenkjennbare situasjoner.

Men det er en tilbakemelding som har fått meg til å reflektere litt i det siste. Det er når flere har sagt eller skrevet at «Ron er konge». Dette treffer spikeren på hodet, men kanskje på en mer alvorstynget måte enn de fleste tenker over.

For Ron er faktisk en konge…eller, siden vi er over gjennomsnittet begeistret for Star Wars i Profitbase, kan vi si at Ron er en eneveldig keiser av et finansielt regneark-imperium.

Det ligger selvfølgelig mer resonnering bak denne konklusjonen. Så for å gi litt mer kontekst kan jeg dele funnene fra en undersøkelse Profitbase gjorde i høst blant norske bedrifter. Her spurte vi et utvalg på hundre økonomisjefer, controllere og daglige ledere et veldig enkelt spørsmål:

«Hva mener du er de største hindrene eller utfordringene økonomiavdelingen står ovenfor for å jobbe mer effektivt med budsjett- og prognose?»

En gjenganger av tema i svarene som kom i retur kan summeres opp med ett ord: personavhengighet.

Dette var ikke overraskende for meg. Det er ofte det samme som kommer fram i møter med nye kunder som ønsker gjennomgang av programvarene våre. Men det er noe annet å se det bekreftet på tvers av et større utvalg.

I tillegg til å få bekreftet personavhengighet som pain point, fikk vi også testet en hypotese om hvorfor dette er et så utbredt problem. I samme undersøkelse kom det nemlig fram at over 60% av respondentene kun brukte regneark for å jobbe med budsjett- og prognoser for bedriften.

Jeg ser ganske tydelig et forhold mellom hvor stort problemet rundt personavhengighet er i bedriftens finansielle planlegging og virksomhetsstyring, og hvor avhengig bedriften er av regneark.

Her må jeg for ordens skyld presisere at jeg ikke er anti-Excel eller mot bruk av regneark. Som verktøy er slike program fantastiske. MEN, som alle verktøy er det jobber disse programvarer er godt egnet for…og jobber de rett og slett ikke er det optimale verktøyet for jobben som skal gjøres.

Budsjett og prognose er et område hvor organisasjoner fort vokser ut av regnearkene. Når mengden, hastigheten og variasjonen av finansdataene øker, blir kompleksiteten såpass stor at økonomifunksjonene må ha systemer som gjør det mulig å samarbeide effektivt.

Da er det ikke ideelt å maile regneark frem og tilbake. Denne måten å jobbe på gjør at det kun er et spørsmål om tid før rader og celler slettes ved uhell, at noen ødelegger en lenke eller tukler med en formel som gir alvorlige følgefeil. I tillegg til risikoen for at feil sannsynligvis kommer til å skje, er det ingen god måte å følge med på endringene som blir gjort for å oppdage og korrigere slike feil.

Dette er nok noe de fleste innser. Men i stedet for å ta steget videre fra regneark, går altfor mange i fellen med at de heller vil begrense tilgang til kritiske regneark.

Dette gjør vondt verre fordi, i likhet med historiens imperier, blir for mye «makt» konsentrert hos altfor få. Og selv om det ikke er noe vondt i regneark-keiserne, er det bare så mye de kan rekke over som enkeltindivid. Det betyr at selv om de er lynskarpe og kan utrette magi med regnearkene, er bedriften sårbar fordi ting kan gå tregt eller stoppe helt opp dersom disse sentrale personene ikke er tilgjengelige. Dersom disse personene skulle «abdisere» ved å slutte, kan det bli en krevende oppgave å finne erstattere.

Slike bekymringer forsvinner omtrent på dagen om man tar steget videre fra å kun jobbe med regneark, og kommer i gang med mer moderne programvarer for budsjett, prognose og annen finansiell planlegging. Et veldig godt eksempel på et selskap som har gjort dette for lenge siden, og nytt godt av mulighetene for høy grad av samhandling og samarbeid i daglig drift, er Solstad Offshore ASA.

Gjennom integrering av komplette modeller og driverbasert input er det mulig for rederiet med effektive samarbeid ved planleggingen, som sikrer sunn drift fra toppledelsen ned til hvert enkelt fartøy.

Ingen forretningsfunksjon er en øy. Verken salg, marked, logistikk, økonomi eller Ron kan jobbe i isolasjon. Jeg tror ikke jeg overdriver når jeg hevder at effektive samarbeid har blitt forretningskritisk. Derfor er det viktig å være på vakt mot regneark-imperier. Og hvis de først har vokst fram, bør det være høyt prioritert å demokratisere disse.