Sjekkliste for budsjettverktøy

Slik velger du riktig budsjettverktøy

Kartlett organisasjonens behov og still de riktige kravene med en spesifikasjonsliste utarbeidet av analysebyrået Gartner.

Kjenner du deg igjen i følgende fremstilling av hvordan tid og krefter brukes i budsjettarbeidet?

Et bedre budsjettverktøy kan løfte prosessen fra regnearkeologi til strategisk verdiskapning

Fire ting du må ta stilling til når du vurderer et budsjettverktøy

Sett karakterer på hvert kriterie for en objektiv og strukturert vurderingsmetode

For hvert kriterie innenfor de fire aspektene ved et budsjettverktøy setter du karakter som indikerer i hvilken grad løsningen tilbyr funksjonalitet som dekker dine behov.

Karakterskalaen går fra 1 til 5 hvor hvert nivå betyr følgende:

1. Ingen funksjonalitet.

2. Noe funksjonalitet tilbys som del av løsningen, men vil kreve skreddersøm og spesialtilpasninger for å fungere optimalt.

3. Funksjonalitet er på plass, med enkle muligheter for å integrere tredjeparts applikasjoner og funksjonaliteter for å oppfylle alle behov og bruksområder.

4. Alt av funksjonalitet er på plass men krever tilleggsprodukt som medfører ekstra kostnader.

5. Funksjonalitet er en del av standardproduktet.

Kjernefunksjonalitet

Kjernefunksjonaliteter	Beskrivelse	Karakter 1-5
Modellering	Verktøyet har funksjonalitet for å jobbe med finansiell modellering i planleggingsarbeidet.
Håndtering av dimensjoner	Verktøyet har funksjonalitet for å opprette og modifisere hierarkier (kontooversikt, kostsenter etc).
Antakelser og forutsetninger	Verktøyets funksjonalitet med tanke på å legge inn og styre forutsetninger og antakelser i virksomhetsstyringen.
Konsolidering	Verktøyet har funksjonalitet for å automatisk konsolidere og sammenstille data på tvers av dimensjoner og forretningsområder.
Versjonskontroll	Verktøyet har funksjonalitet for å opprette og sikre kontroll over flere versjoner.
Driver Basert planlegging	Verktøyet har funksjonalitet for driverbaserte måleenheter (headcount, enheter etc) i planleggingsprosessen.
Oppsett av balanse og kontantstrøm	Verktøyet har funksjonalitet for å forenkle planlegging og simulering av balanse og kontantstrøm.
Finansiering	Verktøyet har funksjonalitet for å planlegge kapitalbehov og finansiering.
Håndtering og Avskriving av eiendeler	Verktøyet har funksjonalitet for å holde oversikt over eiendeler og gjøre utregninger på avskrivninger på forskjellige måter.
Ikke-finansielle KPI-er	Verktøyet har funksjonalitet for å lagre og benytte ikke-finansielle måleenheter og KPI-er for planlegging og rapportering av virksomhetsstyringen.
Rullerende prognose	Verktøyet har funksjonalitet for å kjøre rullerende prognoser.
Simulering	Verktøyet har funksjonalitet for å simulere endringer av forutsetninger og forretningsdrivere i planleggingsarbeidet.
Prognoser basert på historiske data	Verktøyet har funksjonalitet for å opprette prognoser basert på historiske data.
Analyse av trender og periodisering	Verktøyet har funksjonalitet for å identifisere og analysere trender og periodisere bruk av budsjettet.

Systemkriterier

Kjernefunksjonaliteter	Beskrivelse	Karakter 1-5
Valuta	Systemets har funksjonalitet for å håndtere flere valutaer og vekslingsrater, og automatisk oppdatere planleggingsdata når vekslingsrater endres.
Arbeidsflyt	Systemets har funksjonalitet for å opprette, styre og vedlikeholde arbeidsflyt av dokumenter, budsjetter, planer ol.
Kommunikasjon	Systemets har funksjonalitet for å gi brukere mulighet til å kommunisere med hverandre.
Notifikasjoner	Systemets har funksjonalitet for å sende påminnelser om oppgaver i arbeidsflyten eller andre varsler som krever handling.
Sikkerhet og tilgangsstyring	Systemets har funksjonalitet for å begrense tilgang til sensitive data.

Integreringsfunksjonalitet

Kjernefunksjonaliteter	Beskrivelse	Karakter 1-5
Importering av data	Verktøyets evne og tilrettelegging for import av data fra ERP-systemer og andre kilder.
API-er	Verktøyets grad av tilrettelegging for utveksling av informasjon og samhandling med andre applikasjoner og systemer.
Rapportering- og analyseverktøy	Verktøyets evne og tilrettelegging for integrasjon med dataanalyseverktøy som Tableau, Power BI, Qlikview etc.
Datasenter	Verktøyets evne og tilrettelegging for å brukes som en plattform som kan hente ut og oppbevare data fra andre kildesystemer.
Low-code applikasjoner	Verktøyets evne og tilrettelegging for å opprette og gi tilgang til spesiallagde applikasjoner og funksjonaliteter.

Rapportering

Kjernefunksjonaliteter	Beskrivelse	Karakter 1-5
Standard rapporter	Verktøyets egenskaper for å generere standard konfigurerbare rapporter for P&L, balanseoppstilling og kontantstrøm etc.
Ad Hoc rapportering	Verktøyets egenskaper for å generere spesialtilpassede rapporter som svar på en konkret forespørsel om informasjon.
Dashboard	Verktøyets egenskaper for å generere dashboards som gir enkel oversikt over data, og automatisk oppdatering av dataene.
Distribusjon av rapporter	Verktøyets egenskaper for å publisere og distribuere rapporter og dashboard til forskjellige brukere og nivåer.
Noter	Verktøyets egenskaper for å legge inn utfyllende tilleggsinformasjon (rik tekst) for alle typer rapporter.

Vil du få listen tilsent for nedlastning?

Få tilsendt listen slik at du kan printe ut og sette karakterer på budsjettverktøyet du vurderer å anskaffe for bedriften.