For å bli best mulig jakter Fatland hele tiden løsninger som kan gjøre dem mer effektive.
– Hva jeg hadde savnet dersom konsolideringløsningen hadde forsvunnet over natta? Søvn! Det er det første jeg tenker på. Da måtte jeg ha hentet inn feltsengen her, ler Roar Malmin inne på kontoret sitt på Hommersåk.
Han husker nemlig godt da han startet i jobben som konsernregnskapssjef for åtte år siden.
– Det er ingen i systemet lenger som husker hvordan det var i gamle dager – men jeg gjør det. Det var en grusom jobb. Det var masse tabeller og oppslag og klipp og lim og joining av tabeller med formler og ja! Ååååårh! Nei, det var grusomt! Ser du disse vikene her? Hva tror du de kommer av? spør han lattermildt, og fortsetter mimringen:
– Det var mye sene kvelder. Da jeg skulle sette sammen regnskapene var det først å gjette seg til hvordan de hadde gjort det før. Og så var det å kjøre ut en mengde med rapporter, eksportere fra ERP-system til regneark, så var det å sammenstille det der og deretter sjekke om rapportene i ERP-systemet faktisk stemte, og så måtte en foreta manuelle periodiseringer inne i regnearkene, puster han ut.
– Det er imidlertid en helt annen måte vi jobber på nå.
Veien dit gikk via en IT-ansvarlig som for årevis siden fant ut at bedriften hadde en ubrukt finanskube fra Profitbase – og gjorde han oppmerksom på det.
– Jeg fikk full tenning og kriblinger i magen, sier Roar.
Med krysskompetanse innen økonomi og koding så nemlig konsernregnskapssjefen raskt mulighetene som lå der. Utviklingen og samarbeidet med Profitbase startet.
Spart tid og økt nøyaktighet
– Det som før tok tre uker, tar nå tre minutter, oppsummerer Roar, før han utdyper:
– Å ha en slik konsolideringsløsning er tidsbesparende, og automatiserer mye arbeid som tidligere har foregått i regneark. I tillegg går nøyaktighetsgraden betraktelig opp. Vi har en nøyaktighetsgrad som nå nærmer seg hundre prosent.
Å være effektiv og nøyaktig er viktig for et stort selskap som Fatland, som omsatte for cirka 5,9 milliarder i 2022.
– Fatland-gruppen er Norges største privateide kjøttbutikk. Vi omsatte i fjor for cirka 5,9 milliarder. Tar du med internhandel var det 15 milliarder. Vi omsetter altså mer intercompany enn ekstracompany, så det er mye som skal renskes ut. Og det gjør at vi er helt avhengige av konsolideringsløsningene vi har.
Rivende utvikling
I konsernregnskapssjefstolen de siste åtte årene har Roar sett en rivende utvikling. Teamet har også blitt utvidet, og i dag sitter han sammen med konsernkontroller Eleonora Berghøyden og konsernregnskapsfører Agne Ulfsnes.
– Den største revolusjonen kom som sagt da vi fikk kubene på plass med systemene som lå oppå. Det var en revolusjon. Nå er vi på evolusjonsstadiet, starter Roar.
Planen er nemlig å få konsolideringsløsningen enda mer effektiv, slik at den sikrer enda bedre flyt i selskapets økonomi.
Et klikk er alt som skal til
– Det vi gjør nå er å videreforedle, sier Roar og trekker frem at Profitbase eksempelvis har laget til en prosess hvor Fatland får overføring av finansdata hvert tiende minutt.
– Når regnskapsførerne overfører til ERP-systemet og posterer der, tar det maks 10 minutt, så ligger det inne i systemet. Hadde vi ikke hatt denne prosessen måtte vi ha sittet og trukket ut transaksjoner, for eksempel, før vi gikk hjem for kvelden. Kjørt ut alle transaksjoner og hevet de i en kjempesvær database slik at vi kunne ha gjort akkurat det samme som vi gjør i dag. Vi hadde brukt ufattelig med tid, sier han og klikker seg rundt på datamaskinen.
– Det er en del logistikkrapporter, starter han, og tar frem en som eksempel på skjermen.
– Denne rapporten her, det var en 20 prosent stilling tidligere. Det å få frem det bildet der. Det var en arbeidsdag.
Han klikker, og opp kommer enda en rapport.
– Og der har du en arbeidsdag til.
– På ett klikk?
– Ja. Og her er en arbeidsdag til, sier han og understreker poenget sitt for tredje gang.
Åpner for verdiskaping og analyse
– Profitbase-programvaren stjeler arbeidsplasser, som du skjønner nå, spøker Eleonora og får latter til svar av både Agne og Roar.
– Nei, det gjør den ikke. Men den åpner for at man kan bruke tiden sin på andre ting, på mer verdiskapende arbeid og analysering, sier Roar, og fortsetter:
– Dette er et veldig godt eksempel på hva en oppnår. Dette hadde vi ikke klart å få til uten videre, for det er ekstreme mengder data bak her. Vi produserer cirka 15 millioner transaksjoner per år, og regnearkene begynner å slite litt da, kan du si, sier Roar.
– Så gir det gjerne mer arbeidsglede også – det å jobbe med verdiskapende aktiviteter kontra å punche tall?
– Uten tvil. Det har vi merket på budsjettarbeidet, for eksempel, sier Roar.
– Ja, det har du helt rett i. Etter å ha arbeidet med Profitbase så er det bare å trykke oppdater, så blir alt oppdatert. Det er en enorm kvalitet på rapporteringen. Jeg ble så begeistret, og vet ikke hvordan vi skulle klart det uten, sier Eleonora.
– Vi klarte oss jo ikke uten. Faktisk, fastslår Roar.
– Jeg pleier å si: det må være det samme som å prøve å leve uten mobiltelefon, ler Eleonora.
Fremtidsrettet
– Vi ønsker stadig å utvikle oss videre, så fremover vil vi jobbe enda mer med budsjettering og forecasting. Vi holder på å bygge opp rutiner og kompetanse på det, og vi ønsker også å ta i bruk mer av de driverbaserte modellene og bruke enda flere moduler, som eksempelvis HR-modulen, sier Roar og traver videre:
– Fremover er det også viktig for oss å få mest mulig informasjon om oss selv. Det krever ganske mye flytting av data og sammenstilling og slike ting, og er noe vi definitivt vil bruke Profitbase til også. Vi ønsker å kunne tilby mest mulig informasjon på kortest mulig tid med best mulig kvalitet og mest mulig anvendbarhet.
