Trygghet er stikkordet – både når det kommer til programvarene og ikke minst på det personlige planet. Det er ikke bare bedriften Solstad Offshore ASA som møter bedriften Profitbase, her er det mellommenneskelige møtet vel så viktig.
– På godværsdager kan du se betraktelig lenger i retning Nederland, sier bærekraftsleder Tor Inge Dale vendt mot naturlerretet som slippes inn gjennom gulv-til-tak-vinduene i møterommet.
I dag er imidlertid ingen slik dag. Tvert imot. Bølgene demonstrerer råskapen ved å smelle inn over svabergene i Skudeneshavn. Tor Inge finner seg til rette i stolen.
– Det stemmer det, jeg var med på å få inn Profitbase som leverandør hos oss for ti år siden, konstaterer han.
Han forteller at han husker de hadde behov for et samhandlingssystem, og behov for å få økonomi inn som en del av dette.
– Der kom Profitbase på banen. Det ble vist løsninger og skisser til hvordan det kunne gjøres, og jeg tenkte at dette var interessant. Vi hadde behov for deling av fundamentale data og datastrukturer, avhengig av data fra flere hold, for å kunne vise ting live. Hele grunntanken var å få vise mest mulig data, ned til laveste nivå, mimrer han.
Solid bedrift trenger solide underleverandører
Fire år før, i 2008, startet han selv i shippingbedriften. Siden den gang har han hatt ulike roller i rederiet. Han har vært operasjonsleder, sittet i konsernledelsen, vært driftssjef, og er nå i en stilling som leder for bærekraft. Solstad Offshore ASA er et stort offshore shipping-selskap som kan skilte med en flåte på nærmere hundre båter, av ulike kategorier. De har over 3000 ansatte, jobber globalt og har en rekke kontorer verden over. De har hundrevis av underleverandører, hvorpå Profitbase fortsatt er en av dem. Noe Tor Inge baserer på flere ting.
Er der når det trengs
– Det er klart at absolutt ingen kundeforhold er helt perfekt, og det forventer vi ikke heller. Slik er det jo tidvis for oss opp mot våre kunder også, at det er ting vi må forbedre. Men det er ikke poenget. Poenget er at vi alltid vet at Profitbase er der når vi trenger dem. At de er lydhøre, og at ting kan diskuteres. Vi kan ta opp telefonen å ringe rett til Rune når det brenner, så vet vi at han gjør det som kreves. Alle mann på dekk. Det gir oss en trygghet, sier Tor Inge klar i talen.
Han påpeker at det å ha respekt og forståelse for at hver av dem representerer sin bedrift og dens drift, styrker relasjonen.
– De lytter til våre behov. Og Rune har jevnt og trutt hørt med oss om hvordan det går. Vi har på en måte hatt litt overordnet «hva skjer?»-samtaler løpende. Så han har vært en som passer på at ting hele tiden fungerer.
Stått fjellstøtt
– Siden jeg begynte i Solstad har vi måttet bytte ut en del systemer fra diverse leverandører, som av ulike årsaker ikke har fungert så bra. Men det Profitbase har levert har stått fjellstøtt hele tiden, sier bærekraftslederen og nevner rapportering-, prognose- og lånemodulen.
– Vi har ikke gjort noe kvantesprang på utviklingen av programvarene, men vi har gjort forbedringer her og der etter hvert som ulike behov har meldt seg, forklarer han.
Et eksempel er å opprette kommentarfunksjon på tall.
– Det har vært veldig nyttig, og det er med på å gi større eierskap til de som benytter seg av programvarene, sier han.
Skreddersydd
Det er nemlig slik at Solstad Offshore ASA selv har vært med på å legge føringer for programvarene.
– Vi melder inn behov til Profitbase, hva vi ønsker, så pleier vi å ha både fysiske møter og via Teams. Ofte fysiske møter i starten for å brainstorme rundt bordet om hvordan det skal være. Deretter mer Teams-møter, og versjoner blir gjort tilgjengelige for oss slik vi kan teste dem ut og gi tilbakemelding. På den måten får vi ta del i prosessen fra start til slutt. Det å ha en løpende dialog gir oss muligheter til å få det skreddersydd akkurat slik vi vil ha det, sier han.
Likedan var det da det nylig ble laget en risikomodul, som Solstad Offshore ASA har tatt i bruk det siste året. Noe som går godt sammen med at bedriften har et høyt fokus på bærekraft.
Tor Inge tar opp et verdenskart på skjermen og viser hvordan han til enhver tid kan holde seg oppdatert på hvor alle båtene deres befinner seg, og ikke minst hvilket oppdrag de er på. Det er bare å trykke på det skipet du ønsker informasjon på. Han forklarer at de er avhengig av gode systemer og underleverandører for å selv levere best mulig.
Hurtig oversikt
– Som allerede nevnt så gir systemene til Profitbase de ansatte et større eierskap. Og så kommer vi jo hele tiden inn på det med økonomi. Det med tidsbesparelse. Det systemet Profitbase har laget på baksiden, som gjør at du kan raskt drille deg fra båt til region til selskap til konsern, er veldig effektivt. Og ikke minst det at du kan gå helt ned på fakturanivå på hver båt, bare med et par klikk, det gir god kostnadskontroll. Og det er det det handler om. Lavere driftskostnader, sier han.
Tor Inge forteller at rederiet for noen år tilbake startet med det de kaller «Vessel Team». Tanken var å skape mer team rundt hver båt, et kjerneteam som skulle bestå av en mannskapskoordinator, en innkjøper, en inspektør og en person fra operasjon.
– Før hadde ikke folk samme oversikt over hva båten tjente eller brukte i kostnader. Det kom an på eksempelvis regnskapsrapporter. Det vi ønsket med denne modellen, var å ha den inn i økonomi-rapporteringen. I budsjetteringen. Inn der i teamet. Det er teamet som skal budsjettere på båten, rapportere i fortsettelsen og se hvordan det går i forhold til hva som er budsjettert. For å få til dette, var vi helt avhengig av et slikt system. Så nå jobber folk sammen med de samme tallene. Det er ikke slik at det er mine og det er dine, det er felles tall i samme system, sier han og forteller at inntektene til rederiet ofte er gitt av markedet.
– Vi kan ikke bestemme at nå vil vi ha mer. Men kostnadene kan vi gjøre noe med – hva vi bruker hver dag. Derfor er dette her så viktig. Og det har vi full kontroll på.
Rigget for fremtiden
En annen ting rederiet jobber for å ha god kontroll på, er fremtiden. Tor Inge forteller at da bedriften skulle gjøre en restrukturering, så måtte de legge frem femårsplaner.
– Vi måtte tenke fem år frem i tid på alle båtene, alle kontorene, alle kostnadene, alle inntektene, på dag til dag-basis. Alle planlagte dokkinger, sier han og forklarer at det var i forbindelse med en refinansiering.
– Dette skulle imidlertid være noe vi i etterkant skulle følge opp hele tiden, og da så vi raskt at regneark ikke strakk til, sier han.
Det var nemlig det bedriften hadde startet med i begynnelsen.
– Plutselig så vi at vi kunne bygge videre på det vi hadde inne i systemet til Profitbase, og dermed få inn femårsprognoser der, sier han og forklarer at det her også er enkelt å gjøre endringer underveis.
– Hvor er du om fem år? Du vil alltid bomme. Se på flyreisene nå for eksempel, som er dobbelt så dyre. Ting skjer. Valutaen endrer seg. Når valutaen endrer seg noen kroner hos oss, så er det plutselig milliardverdier som endrer seg. Men alt dette legges inn, så får du ny fremårsprognose basert på den korrigerte kursen. Skulle vi gjort det i regneark så hadde det vært…. vanskelig, skal vi si det?!
Han forklarer at det som nå blir gjort, er at alle tallene blir lagt inn i budsjettmodulen. Deretter sitter det folk og jobber med det nesten kontinuerlig.
– Hadde vi ikke hatt disse verktøyene her, så hadde det ikke vært mulig i praksis, ikke på det detaljnivået i alle fall.
– Hvordan hadde hverdagen vært da?
– Det kan du si, vi måtte gjort det på en enklere måte. Vi klarte oss før også. Det levde jo folk i steinalderen også. Man klarer seg med det man har, men man har jo mindre detaljnivå, og så hadde vi før bare årsbudsjett.
Trygghet i system gir tillit utad
På spørsmålet om systemene er med på å gi en større trygghet, gir Tor Inge kontant svar.
– Ja. Og det handler om å ha tillit. Vi kan vise banker, styret og eierne våre konkrete tall, at vi har kontroll med systemene våre. Eksempelvis: I 2024 skal vi refinansiere igjen. Derfor ser vi på det allerede – hvordan skal vi få resultatene til å bli slik vi ønsker å ha de neste år, for å få en god refinansiering i 2024.
Han forklarer at dersom du bruker systemet og har fem år inne allerede, har du ganske god kontroll på hva du forventer av kostnader og inntekter. Dersom ting endrer seg, legger du inn endringene.
– Tenk hvis det var i regneark og du skulle inn på 80 båter og alle kontorer. Vi har 1500 underleverandører som vi kjøper varer av til enhver tid. Det er så mange variabler at skulle du gått inn på hver enkelt ting så er det nesten helt umulig. Det er ikke håndterbart.
– Og nå kan du gjøre det med noen tastetrykk?
– Ja. Og det gir trygghet når du har sikre systemer og skal legge frem tall. Du kan fort ta opp tallene, gjøre nye beregninger, og det er enormt bra, gjentar han viktigheten av.
– Og i motsatt fall – om man roter rundt i regneark kan man fort miste tilliten og troverdigheten, om man er aldri så flink, sier han og påpeker igjen verdien ikke bare av å ha gode verktøy, men troverdige folk som leverer verktøyene også.
Skarpt fokus
– Jeg sier det igjen – når det av og til har skjedd uforutsette ting, at det blir litt krise, noe teknisk svikter eller noe, så har Profitbase hatt skarpt fokus og sett viktigheten av at dette er superkritisk. De får det til å fungere raskt igjen. Vi har et voldsomt godt forhold med tanke på at vi kan stole helt på Profitbase, og det er ikke alle leverandører som er slik, sier han og fortsetter:
– Dersom du sitter med årsrapporten eller kvartalstallene, det er revisorer, det er børs, det er deadliner og datoer en måned i forveien, så plutselig virker det ikke en morgen. Da må vi vite at vi har oppmerksomhet. Hadde du ringt et selskap i Singapore, for eksempel, som gjerne er i annen tidssone, så er det ikke sikkert det hadde vært så lett. Så det er fordelen med en nøkkelleverandør som Profitbase, at vi har et godt og tett samarbeid. Det gjør at eksempelvis forhandling om prising på tjenester også har vært respektable begge veier. Vi har en felles forståelse – Profitbase leverer nisjevarer, og vi er en god kunde for Profitbase. Det er jo tross alt et kundeforhold som nå har vart i over ti år.
