Tord Gjerløw og Anja Hauståker på Norway’s Best sitt fjordcruise mellom Flåm og Gudvangen, hvor det også er innom Nærøyfjorden,
Det startet med Matrixen til Profitbase i Power BI, og så ballet det på seg med budsjett- og prognoseløsning også. Og siden har arbeidsdagen aldri vært den samme.
– Det er ikke mange som finner glede i å ta tall fra ett regneark til det neste. Det er mye mer gøy å analysere tallene, enn å lage dem selv. Profitbase hjelper oss, ikke bare med å ansette nye folk, men også med å beholde arbeidsgleden for de som allerede jobber her, smiler Anja Hauståker og lener seg tilbake i stolen på hotellet i Flåm. Ett av de mange hotellene som er eid av arbeidsgiveren deres, Norway’s Best. Som en reiselivsaktør tilbyr Norway’s Best en rekke aktiviteter, opplevelser, pakker og overnattinger på ulike desitnasjoner, deriblant Flåm. Her kan man snakke om alt fra Flåmbanen til fjordcruise, og om kunder fra hele verden. Før corona, året 2019, omsatte de for 190 millioner kroner, noe de tar sikte på å nå igjen innen neste år i opptaktene etter pandemien.
Mange arbeidsdager spart
Hun og kollega Tord Gjerløw har nå benyttet seg av budsjett- og prognoseløsningen til Profitbase i snart ett år. Før det, gjorde de samme jobben i regneark.
– Totalt sett er det mange arbeidsdager spart med å ha Profitbase, og spesielt i år da det ble så mange versjoner av budsjettet frem og tilbake og mange personer som var inne i filene. Jeg ser ikke for meg hvordan det skulle gått bra i regneark, sier Tord, og fortsetter:
– Så det var veldig god timing at vi fikk begynt på dette i oktober og har blitt trygge på systemene før vi begynte å bruke det i budsjetteringsprosessen.
Både Anja og Tord jobber daglig i systemene til Profitbase. Tord i rollen som financial analyst, og Anja i rollen som Head of Accounting Flåm and ARU group hos Norway’s Best.
– Jeg har vært her i litt over åtte år, og Tord i snart halvannet, og vi så at nå var det virkelig på tide med noen nye systemer. Vi hadde såpass press på oss for å effektivisere prosessene, så det var ikke så nøye om de andre likte avgjørelsen eller ikke, ler Anja.
– Men det var definitivt en bonus at de gjorde det. Og det var selvfølgelig en bonus som vi ville oppnå. Det gjør det jo veldig attraktivt når du får alt i ett program, og ikke har alle disse skyggeregnskapene, sier hun.
– Med finansrapporter kan vi sammenligne forskjellige versjoner uten å gjøre noe manuell oppstilling, og den er tilgjengelig for alle. Du trenger ikke å spør hverken den ene eller andre etter den eller den filen for å kunne sammenligne noe, sier Tord og får nikk fra Anja som tar over.
– Vi har jo divisjoner i selskapet og der har vi forretningsområdeansvarlig og avdelingsleder under der, og så har du ofte underavdelingsledere eller teamledere under der igjen. I Profitbase har de alle fått tilpasset rettigheter som definerer hva de kan se, og hvor de skal gjøre sin del av jobben. Deretter kan forretningsområdeansvarlig forsvare det mot CEO og styret. Vedkommende ser alt og det er utrolig fint. Før måtte vi lage en rapport til dem igjen, men nå er de med på hele prosessen.
Hvor mange timer sparer dere på denne prosessen?
– Det er vanskelig å estimere nøyaktig, men det som er vel så viktig er datakvaliteten. Før – uansett om vi følte oss ferdig – så følte vi oss ikke trygge på at det ikke kunne ligge ting som vi ikke hadde sett.
– Mens nå føler vi oss trygge, smiler duoen.
I god driv
Hva vil dere si er de største fordelene med denne programvaren?
– Med dette systemet har vi til enhver tid et mer oppdatert grunnlag. Og det er det vi kjente på med regneark, du brukte så mye tid på å lage tall at du ikke hadde tid til å se på de før du måtte sende dem fra deg. Nå har vi mye mer tid til å føle oss komfertable med tallene før vi sender de videre. Vi bare trykker oppdater, sier Anja.
– Tidligere brukte vi ofte opptil en og en halv uke fra folk sa til oss at de var ferdig, til det gikk videre fra oss. Nå går det bare noen dager, for vi trenger ikke å gjøre den manuelle jobben i etterkant. Vi trenger ikke å sy sammen regneark, aggergere tall, eller gjøre alle disse manuelle føringene, så da blir det mye mer effektivt. Og nå når vi hadde så mange runder på det, så kom deadline på slutten, så ble det veldig vanskelig å justere på det slik det var før, supplerer Tord.
– Du slipper altså å sitte og punche så mye tall, og kan jobbe mer med analyse og verdiskaping? Hvilken verdi har dette for bedriften, blir dere mer attraktive som arbeidsgivere?
– Jeg tenker det, for vi er jo egentlig et ganske attraktivt arbeidssted for økonomer. Med tanke på hvor mye du får lov til å være borti med de forskjellige bransjene. Men det er jo ikke mange som finner glede i å ta tall fra ett regneark til det neste. Det er jo mye mer gøy å se på tallene, enn å lage dem selv. Så jeg tenker at det hjelper oss, ikke bare med å ansette nye folk, men også å beholde arbeidsgleden for de som allerede jobber her, gjentar hun entusiastisk, og fortsetter:
– Det er mye kjekkere. Og spesielt nå du føler du sender fra deg et godt resultat – det er noe du selv tror på. Og ikke noe du håper går bra.
Tord nikker og oppsummerer kort:
– For oss i Norway’s Best så har innføring av Profitbase gjort at vi sparer veldig mye tid på manuelle oppgaver, og at vi har et system i bakgrunn som kan gjøre veldig mye av den jobben vi gjorde før manuelt. Vi kan bruke mye mer tid på å bearbeide og se på tallene, analysere dem. I stedet for å bruke tiden vår på å utarbeide, så bruker vi nå tiden på å analysere.
