«Hvorfor er de beste best?»
Spørsmålet blir stilt umiddelbart i første overskrift på første side i rapporten «Hvordan jobber de beste økonomifunksjonene i dag», som tar for seg funnene av PwCs fjerde runde med benchmarkundersøkelse av effektive økonomifunksjoner i Norge.
Over 60 norske virksomheter deltok i 2023, og det ble samlet inn mer enn 6500 datapunkter for å gi innblikk i hva som kjennetegner økonomifunksjonene som jobber mest effektivt, og i større grad lykkes med å bli en strategisk forretningspartner.
De 25% beste økonomifunksjonene er over fire ganger så kostnadseffektive som gjennomsnittet.
Kilde: Benchmark Effektive Økonomifunksjoner 2023 | PwC CFO Solutions
«Det er greit å nevne først at topplagene, slik vi har definert det i rapporten, er de mest kostnadseffektive,» begynner Vilde Skaansar, Manager i PwC Norge.
«Rapporten anvender et anerkjent mål på kostnadseffektivitet, hvor vi ser på totale kostnader knyttet til å drifte økonomifunksjonen opp mot virksomhetens samlede omsetning.»
Rapporten viser at det er i hovedsak fem ting som går igjen blant de 25% beste økonomifunksjonene:
Når man ser på flere benchmarkundersøkelser fra 2018 til 2023, kommer det fram at teknologi er den største pådriveren for kostnadseffektivitet. Men her er det viktig å huske at bruken av teknologi ikke kan oppnås i et vakuum. Prosesseierskap, definerte roller, standardiserte prosesser og fokus på kompetanseutvikling utgjør på mange måter fundamentet som muliggjør effektiv utnyttelse av teknologi.
«Vår hypotese er at du ikke får utnyttet tilgjengelig teknologi hvis du ikke har det andre på plass,» presiserer Skaansar. «Du kan si at de fire første er forutsetninger for å gjøre det som kanskje er det viktigste, som er å utnytte tilgjengelig teknologi. Det er der du kan hente mest, men du får ikke gjort det dersom du ikke har alt annet på plass.»
«Økonomistyring er en lagsport.» Skaansars kollega, Marianne Kurås, er ikke i tvil. Som Direktør i PwC’s CFO Solutions har hun hjulpet mange bedrifter med å videreutvikle sin kompetanse, optimalisere økonomifunksjonen og anskaffelse av systemer.
«For å være blant de beste må man samhandle godt. Da trenger man prosesser og rutiner, og et velfungerende økonomisystem i bunn. Dersom man har gode, strømlinjeformede prosesser i bunn, støttet av automatisering, vil menneskene i økonomifunksjonen kunne fokusere mye mer på verdiskapende aktiviteter.»
Ønsket og behovet om å få mer tid til verdiskapende aktiviteter er noe som har stått på CFO-ens agenda lenge. Dette henger sammen med at det stilles stadig større krav til hva økonomifunksjonen skal levere.
«Fra et ledelsesperspektiv er det slik at man ønsker at økonomifunksjonen skal fungere som en strategisk forretningspartner for driften,» sier Skaansar. «De skal gi gode analyser og strategisk innsikt som gjør at hele bedriften kan operere på et bedre nivå.»
«Blant de mer gjennomsnittlige økonomifunksjonene brukes det fortsatt mye tid på å finne, samle sammen og vedlikeholde data,» fortsetter Kurås «Dette er ikke verdiskapende arbeid. De beste klarer i større grad å frigjøre seg fra det transaksjonelle. Når disse tingene automatiseres og flyter, får en mer tid til verdiskapende arbeid som prediktive analyser.»
Akkurat som en idrettsutøver som vil bli best i sin sport, finnes det ingen snarvei for økonomifunksjoner som ønsker å bli blant de beste 25%. Dette krever forpliktelse over lengre tid i form av strategisk omstilling og investeringer i ny teknologi.
Men skal vi tro PwCs benchmark-rapport, er gevinstene en får av å jobbe langsiktig, en gave som fortsetter å gi.
«Vi ser fra tidligere undersøkelser at de beste blir bedre,» forteller Skaansar. «De har større forbedring av kostnadseffektivitet over tid. Hypotesen vår er at de får stadig mer uttelling for arbeidet rundt prosesser, roller, ansvar og kompetansebygging. Dette gjør at de også klarer å utnytte stadig mer av potensialet i tilgjengelig teknologi, og finner nye områder for effektivisering ved å være fremoverlente med å ta i bruk ny teknologi.»
For økonomifunksjoner som tenker på å begynne på en slik reise, er det fort gjort å gå rett til anskaffelser av nye systemer. Men her må en huske at teknologien er bare toppen av isfjellet med tanke på hva en ser av verdi av tid og penger spart på å gjennomføre oppgaver og prosesser. Det som ligger under vannoverflaten – prosesseierskap, definerte roller, standardiserte prosesser, og fokus på kompetanseutvikling – er langt større og utgjør fundamentet som teknologien hviler på. Uten dette fundamentet under overflaten, vil en ikke kunne realisere det fulle potensialet som ligger i teknologien.
«Men med tanke på hva de beste gjør, så viser rapporten til at de klarer å fokusere på kompetanseutvikling, prosesser etc. Og at de jobber langsiktig med dette for å sørge for at både organisasjonen og de ansatte har riktige ferdigheter som gjør at de er bedre rustet for å omstille seg,» sier Kurås.
Med det grunnleggende på plass vil økonomifunksjonen før eller siden komme dit at tidspunktet er riktig for å investere i ny teknologi som skybaserte ERP-systemer, BI-verktøy eller planleggingsverktøy. Men hvordan passer slike investeringer inn i bildet når effektivitet måles ved å se på totale kostnader knyttet til å drifte økonomifunksjonen opp mot virksomhetens samlede omsetning?
«En investering i system vil ofte kunne medføre litt høyere kostnader på kort sikt, og det vil også kunne kreve en del fokus for økonomifunksjonen i en periode,» forklarer Kurås. «Når det kommer til hvor raskt en ser resultater, avhenger det av god planlegging og gjennomføring av prosjektet, støttet av god endringsledelse. Hvis man gjør dette på en god måte, kan man forvente en forbedring i effektivitet på flere områder relativt raskt etter man går live med nye systemer.»
En annen måte å se på kostnaden og uttellingen med å investere i ny teknologi, er å ta lærdom fra et gammelt kinesisk ordtak, som sier at den beste tiden å plante et tre er for 20 år siden. Den nest beste tiden er nå.
«Her vil jeg gjerne presisere betydningen av endringsledelse,» sier Kurås. «Man kan ikke fortsette å gjøre prosessene slik som man har gjort tidligere når man endrer system. Man må tilpasse seg i større grad de standardiserte løsningene.»
Et annet sentralt tema for hvorfor en bør lære av de beste økonomifunksjonene er viktigheten av at egen økonomifunksjon presterer på topp i dag, og er rustet for morgendagens utfordringer. Med tanke på hvor fort utviklingen går, blir det også naturlig å se på hvordan dette vil påvirke forventningene til økonomifunksjonen, og endring av roller på kort og lang sikt.
«Internasjonale studier viser at stillinger innen bokføring, lønn og regnskap og de mer tradisjonelle rollene kommer til å bli redusert i årene fremover,» svarer Kurås. «Samtidig ser vi en økning på stillinger innenfor for eksempel business intelligence. Det blir også høyere krav til ESG-rapportering, og her viser rapporten at mange forventer at økonomifunksjonen tar ansvaret for dette.»
«Vi er også veldig opptatt av AI for tiden,» fortsetter Skaansar. «Basert på hva vi har sett teknologigigantene viser frem og har begynt å rulle ut, tror vi AI vil endre måten man jobber på i økonomifunksjonen. Dette vil skje veldig fort, og for de som er i posisjon til å utnytte dette vil en allerede på kort sikt kunne ta ut ganske store effektivitetsforbedringer.»
Skaansar utdyper med å ta for seg controller-rollen som eksempel. For denne type stillinger vil gjerne en AI co-pilot hjelpe med å lage dashboards, analysere data, kommentere innsikt og koble på annen data som en ellers ikke har tilgang på før, for å avdekke muligheter og trusler. Det betyr at controller-rollen må gå fra å være den som manuelt samler sammen og vedlikeholde data, til å være en som vet hvordan en bruker disse verktøyene godt, og analyserer og kvalitetssikrer rapportene.
«Når det gjelder CFO-en vil denne rollen på sikt få enda høyere krav til å levere sanntidsinnsikt og prediktive analyser som kan legges til grunn for strategiske beslutninger,» avslutter Kurås. «CFO-området og økonomifunksjonen som helhet ventes nok å være mer proaktiv fremfor reaktiv og i mye større grad en sparringpartner til organisasjonen enn de historisk sett har vært.»
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
