I et nylig møte med en økonomisjef ble vi vitne til et aha-øyeblikk.
Som mange andre økonomisjefer hadde vedkommende brukt flere år på å bygge og forvalte budsjett- og prognosemodeller i Excel. Etter hvert som virksomheten vokste, hadde teamet jobbet målrettet med å forbedre prosessen: bedre struktur, maler, standardisering av input-data, makro-støtte for oppdatering og konsolidering.
Og det fungerte – helt til det ikke gjorde det lenger.
For jo mer organisasjonen vokste, desto større ble omfanget av feil, ryddejobber og tidkrevende oppdateringer. Versjoner kom ut av sync, makroer sluttet å fungere, og økonomiavdelingen brukte stadig mer tid på å rydde opp i data i stedet for å analysere dem.
Likevel var tanken på en ny løsning ikke umiddelbart tiltrekkende.
Logikken som lå i regnearkene var akkumulert visdom – summen av kompetanse, forståelse og forretningslogikk fra dagens og gårsdagens økonomiavdeling. Finjustert med erfaring, tilpasninger og analytisk innsikt gjennom flere år var disse modellene skreddersydd for virksomheten av de som kjente den bedre enn noen andre.
Det føltes som om for mye måtte ofres for å passe inn i et standardisert system.
Her er aha-øyeblikket om noe vi i Profitbase kanskje har tatt for gitt. Vi ser på Excel som en naturlig del av løsningen. Dette skiller oss kanskje fra andre aktører, som mener at regnearkene skal vike for streng standardisering i store ERP-system.
Men her har vi ikke vært tydelige, og mange økonomisjefer har nok hatt reservasjoner mot CFO-plattformen fordi de tror at også her må arbeidet de har lagt ned i regnearkene skrotes eller bli avleggs.
Dette kunne ikke vært mer feil. Tvert imot. Regnearkene er broen til smartere, digitaliserte effektiviseringsmuligheter.
«Vi hadde jobbet intenst med mange problemstillinger for å sette sammen brikkene i modellen best mulig. Det som er det vakre med hele prosjektet og løsningen er at hvis du jobber grundig med modelleringen og skrur elementene sammen slik at de passer perfekt for dine virksomheter, ender du opp med et resultat som ser intuitivt og enkelt ut for sluttbrukerne.»
Når vi er i dialog med økonomiavdelinger som vurderer om CFO-plattformen er riktig for dem, ber vi om å få tilsendt regnearkene de har. Disse Excel-modellene inneholder verdifull logikk som vi støper inn og systematiserer i CFO-plattformen.
Her er det viktig å ha forståelse for forskjellene mellom implementering og konfigurering.
En prosess som inkluderer å bringe en programvareløsning fra konsept til operasjonell status, ofte med betydelig involvering av teknisk personell.
Fokuserer på å justere og tilpasse en standardisert løsning for å optimalisere dens ytelse og funksjonalitet i forhold til spesifikke brukerbehov.
Ved å konfigurere logikken fra regnearkene inn i løsningen som driverbaserte modeller, styrkes budsjett- og prognosearbeidet ved at prosesser blir:
«Vi har mye mer tid, mye bedre kontroll. Jeg tror ikke jeg overdriver når jeg sier det kommer til å spare oss for seks ukers arbeid – og det er bare der vi er nå!»
I praksis betyr dette at økonomiavdelingen bevarer kontrollen selv, og ikke må være prisgitt konsulenter eller systemeksperter som skal kommer med høye timepriser. Du beholder fleksibiliteten og kan fortsatt jobbe med logikken du kjenner – men med bedre presisjon og færre feil. Alt bygger på din eksisterende modell, men uten versjonskaos og manuell rydding.
Dette betyr også at økonomiavdelingen kan få bedre og mer effektiv samhandling med resten av organisasjonen. Automatiserte oppdateringer og færre manuelle steg sparer tid og reduserer feil. Du slipper at budsjettprosessen stopper opp fordi en makro feiler eller en kolonne er feilplassert.
Å komme i gang med CFO-plattformen betyr ikke at du skal starte på nytt – du skal ta neste steg. Basert på fotfestet du har opparbeidet i regnearkene.
Gratis kvartalsvis e-post som gir verdifull informasjon til forretningsfolk
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Strømsø Torg 4
3044 Drammen
