Møte: CEO i Profitbase, Stig Roar Sandvik (t.v) i samtale med Aurora Moum (t.v), Marianne Brandal og Olav Lindebrekke fra E.A. Smith.
Med en stadig voksende virksomhet innså økonomiavdelingen i E.A. Smith at regnearkene ble krevende for organisasjonen. I 2023 tok de steget for å oppnå bedre effektivitet, sikkerhet og involvering fra bidragsytere i budsjett- og prognoseprosessene.
– Vi måtte tenke nytt. Hvordan skulle vi bygge planer, lagre data og styre tilganger. Det ble raskt besluttet at den gamle budsjettprosessen vi hadde bygd over lang tid, skulle vi bort fra, forteller økonomidirektør Olav Lindebrekke. Marianne Brandal, som også jobber i økonomiavdelingen, sier seg enig.
– I «gamle dager», da jeg begynte her, satt alle ledere med hver sine regneark og plugget tallene inn manuelt. Vi forbedret prosessen gradvis med bedre struktur, maler, standardisering av input-data samt makro-støtte for oppdatering og konsolidering. Men over tid øker volumet, og dermed øker risikoen for feil. Det at organisasjonen hele tiden er i vekst og endring gjør det også krevende å sikre god prosess og god kvalitet på selskapets styringsinformasjon, forteller hun.
Samtale: CEO i Profitbase, Stig Roar Sandvik og i Marianne Brandal fra E.A. Smith.
Solid virksomhet med stolt historie
E.A. Smith er en virksomhet med over 800 ansatte spredt på nesten 100 lokasjoner i Norge, fra Vadsø i nord til Vegårshei i sør. Selskapet har 155 års historie og står bak merkenavnene Smith Stål, Bygger’n, Heim Boligsystem og Smith Byggesystemer.
Gjennom historien har selskapet gjennom vekst, samarbeid og oppkjøp utviklet seg fra en jernvare-forhandler lokalt i Trondheim i 1869 til en betydelig virksomhet med bred tilstedeværelse i dag. Kjernen i virksomheten har alltid vært agentur, med fokus på kjøp og salg av tyngre byggevarer.
Behovet for fornyelse av budsjettprosessen
Kontakten med Profitbase startet like etter at Lindebrekke begynte i E.A. Smith. Etter innledende samtaler var det en løpende dialog, men en travel hverdag uten akutte problemer gjorde det vanskelig å prioritere et samarbeid. Da virksomheten ble utsatt for et datainnbrudd sommeren 2023, benyttet imidlertid Lindebrekke og teamet anledningen til å stoppe opp og tenke nytt.
– Hittil hadde E.A. Smith brukt en mer konsolidert tilnærming ovenfra og ned. Med nye verktøy var det potensial for å endre på hvordan vi tradisjonelt tenker oppfølging, planlegging og prognoser også – nedenfra og opp, noe som kan være spennende med løsningen vi er i gang med nå.
Økonomidirektøren forteller at de var veldig fornøyde med at de i fellesskap fikk tatt en rask beslutning og kommet i gang med å implementere CFO-plattformens budsjett- og prognoseløsning. Han trekker frem effektivisering av budsjettprosessen og bedre oversikt underveis i budsjettprosessen som sentrale elementer for valget:
– I tidligere års budsjettprosesser kunne ofte regnearkfilene feile i forbindelse med masseoppdateringer via makroer. Dette kunne for eksempel skyldes at de budsjettansvarlige endret på formularene, ikke fulgte prosedyrene eller laget lokale versjoner av sine filer med andre filnavn som makroene ikke fant. Det var også tungvint for controller å avstemme at de oppdateringene som ble kjørt via makroer var fullstendige og korrekt. Excelfilene måtte først overføres til datavarehuset for å kunne evalueres.
– Med disse erfaringene ferskt i minnet, ble det enda enklere å investere og gå rett inn i en skybasert løsning, konkluderer økonomidirektøren.
Konsentrert: Aurora Moum og Olav Lindebrekke fra E.A Smith.
Enkelt og effektivt – til alles store overraskelse
To av personene i E.A. Smith som var tett på prosessen, og dermed var med å sikre at budsjettprosessen kom i mål også for 2024, var Aurora Moum og Marianne Brandal.
– Samarbeidet med implementeringspartner Seebrite fungerte godt. Det var jo kort tid og mye som skulle på plass, sier Moum.
Tidsbruken var essensiell, ettersom virksomheten pleide å starte budsjettprosessen tidlig høst hvert år.
Med programvaren inne og alle dataene på plass, kjørte Moum opplæringsrunde for lederne.
– Jeg synes det er litt morsomt, det er faktisk det jeg husker best fra hele prosjektet: Etter at Aurora var ferdig med opplæring for alle lederne om hvordan de skulle gjennomføre budsjettprosessen, satt jeg der og tenkte: Var dette virkelig alt? sier Brandal og ler.
– Etter hennes korte og enkle opplæring uten mange spørsmål fra deltakerne, reflekterte jeg over alle timene vi hadde investert i prosjektet. Vi hadde jobbet intenst med mange problemstillinger for å sette sammen brikkene i modellen best mulig. Etter opplæringen satt vi igjen med følelsen av at alt arbeidet bak var usynlig, sier Brandal engasjert, og fortsetter:
– Men når man tenker over det, så er det jo det som er det vakre med hele prosjektet og løsningen: Hvis du jobber grundig med modelleringen og skrur elementene sammen slik at de passer perfekt for dine virksomheter, ender du opp med et resultat som ser intuitivt og enkelt ut for sluttbrukerne.
Humørfylt: Olav Lindebrekke fra E.A Smith (t.v), Stig Roar Sandvik fra Profitbase, Marianne Brandal og Aurora Moum fra E.A. Smith og Rune Vatnamot fra Profitbase.
Løsrevet fra regnearkenes begrensninger og klar for en agil fremtid
Med løsningen på plass ser økonomiteamet i E.A. Smith at de nå stiller sterkere for å håndtere virksomhetens størrelse og kompleksitet.
– Selskapet har vokst jevnt og trutt med oppkjøp av nye virksomheter i alle de 11 årene jeg har jobbet her, forteller Brandal, og fortsetter:
-Antallet avdelinger du skal administrere budsjettprosesser for øker stadig, og de ulike virksomhetsområdene i konsernet har hver sine drivere i budsjettet. Da tvinger det seg til slutt fram at man trenger en budsjettløsning som er mer innrammet og fungerer bedre praktisk. Det ser vi veldig tydelig.
Lindebrekke sier seg enig, og legger til:
– Alt ligger til rette for vi kan tenke på tvers av flere år istedenfor å begrense oss til kalenderåret slik som regnearkfilene i stor grad har gjort. Løsningen kan hjelpe oss med å tenke annerledes etter hvert som vi vokser og kanskje påtar oss mer kompleksitet ved å bli større eller bredere i virksomhetsområder også.
Brandal påpeker at man ikke kan forvente at samme person håndterer budsjettprosessen i mange år:
– Sånn er det ikke, sier hun.
-Derfor må vi ha en løsning som tåler at organisasjonen endrer seg og sikrer at prosessene ikke blir så personavhengige.
Moum understreker at regnearkene uansett ikke ville vært en varig løsning:
– På et tidspunkt ville vi måtte gå over til noe annet.
Lindebrekke sier følgende om utfordringene de ville stått ovenfor om de hadde fortsatt med den gamle løsningen:
– Det er kanskje hundre budsjetter som skal sys sammen til enhver tid. Å ha kontroll på versjoner og svare på alle spørsmål ville blitt veldig tidkrevende.
– Under budsjettprosessen, som gjerne pågår over et par måneder, blir det alltid behov for flere iterasjoner med justeringer av budsjettposter helt fram til ledelsen godkjenner budsjettene. Når både ledere og controllere jobber parallelt i regnearkene med oppdateringer, som av og til feiler, kan det lett bli vanskelig å holde oversikten. Det er en stor kilde til frustrasjon for de budsjettansvarlige, og er ikke en ønsket situasjon, supplerer Brandal, før hun konkluderer:
– Brukerne gruet seg til budsjettprosess etter gammel løsning. Isteden fikk de en ny løsning som alle skryter av. Nå er de kjempefornøyde!
Se demo for budsjett- og prognoseløsningen som E.A. Smith valgte her.
Erfaringsutveksling: Olav Lindebrekke fra E.A Smith (t.v), Stig Roar Sandvik fra Profitbase, Marianne Brandal og Aurora Moum fra E.A. Smith og Rune Vatnamot fra Profitbase.
