– Tenk hvor mye bedre hverdag mange kunne hatt! sier Jo-Inge Østrem. Vi har mye mer tid, mye bedre kontroll. Jeg tror ikke jeg overdriver når jeg sier det kommer til å spare oss for seks ukers arbeid – og det er bare der vi er nå!
– Ja, det har gitt oss et skikkelig løft, nikker økonomisjef Astrid Weltzin bekreftende.
Kraft Finans’ dynamiske økonomi-duo reflekterer over reisen de har vært gjennom siden de tok steget fra tungrodd ERP og regneark, til CFO-plattformens løsninger for rapportering, budsjett og prognose.
Etter implementeringen i november 2023 har de etter kun få måneder konkludert med at de fått en ny hverdag, og kuttet ukesvis med knotearbeid i regneark.
To personer og jakten på effektiv programvare
Kraft Finans er et investeringsforetak med en forvaltningskapital på 7,3 milliarder kroner. Selskapet driver med rådgivning, hvor det på vegne av kundene plasseres penger i fond, aksjefond eller rentefond. I tillegg forvalter de egne rentefond, driver med syndikering av eiendom på vegne av kunder, og henter inn kapital til eiendom som går i såkalt AIF-fond.
– Vi er bare to stykker som utgjør hele økonomiavdelingen, forteller Jo-Inge. – Vi gjør alt, egentlig. Astrid er økonomisjef, og rollen min er økonomi fra a til å, ler han hjertelig.
Å kun være to har gjort at Jo-Inge og Astrid har hatt fokus på å finne måter å jobbe mer effektivt. Noe av det første de tok fatt på da Jo-Inge kom inn døren var å få bytte ut regnskapssystemet i et forsøk på å effektivisere finansrapporteringen.
– På den tiden måtte vi kjøre ut rapporter fra ERP-systemet, og så ta de ut i regneark, forteller Jo-Inge.
– Ved å bytte regnskapssystem, trodde vi de tidene var over.
Men det skulle vise seg at akkurat rapporteringsmodulen i det nye ERP-systemet også var tungvint og tidkrevende.
– Rapportoppsettet spyttet ikke ut alle 34 rapportene. Vi måtte sitte å ta ut en og en rapport. Det var den dagen, ler Jo-Inge. Han påpeker videre at de også bare klarte å ta ut rapportene på en dimensjon.
– Det var ikke ideelt, fordi vi har mange dimensjoner, og vil drille oss ned så vi kommer på laveste nivå. Men det gikk ikke, og vi begynte å se oss om etter løsninger. Det var da vi oppdaget Profitbase.
Vekk fra papirkaos, store pulter og mengder med markeringstusj
– Jeg likte det jeg så veldig godt. Det hadde veldig mye bra med seg. Vi var primært på jakt etter et rapporteringsverktøy, men fattet fort interesse for budsjett- og prognoseverktøyet også. Litt med tanke på at vi har så mange overskuddssentre, og det å lage budsjett i regneark er en stor risiko, sier han, og utdyper med innlevelse:
– Det blir liksom… disse 34 resultatregnskapene her. Han ler og tegner opp med hendene.
– I regneark er det masse formler du må lage, og de skal være helt like for alle 34 arkene. Du skal holde tungen beint i munnen for å ikke gjøre oppdatering en plass og ikke en annen. Da er det typisk at du plasserer alle arkene utover. Du må ha stor, stor pult, for å si det sånn, sier han og drar hånden demonstrerende oppover pulten.
– Nå slipper vi å ta ut 34 rapporter. Det blir effektiv oppdatering og tilgjengelige rapporter hele tiden, sier han og tenker høyt videre:
– Det jeg likte veldig godt var at Profitbase hadde gått veien med å koble rapporteringsstrukturen med brukergrensesnittet Power BI, for da kan du bruke den finansielle rapporteringen som inngangsporten for den totale rapporteringen til businessen. Da har alle folkene en flate å forholde seg til. I stedet for et rapporteringsverktøy for finans og et annet for andre businessdata. Du vet, folk er ikke så glade i å ha mange verktøy å forholde seg til. Munnen brekker nok en gang opp i et stort smil. Ved å ha CFO plattform i bunnen ble datahåndteringen sømløst og gikk som smurt.
Fra pain points til å se lyst på fremtiden
Engasjert hiver Jo-Inge frem enda flere betraktninger rundt sin nye hverdag.
– Med Power BI-løsningen er det bare å endre periode, så har folk linken til rapporten sin. Vi slipper å ta den ut i regneark og gjerne gjøre det litt fint, før vi sender det ut. Det som før tok en dag, går som sagt superraskt, og folk kan til og med sitte og følge med etter hvert som vi stenger. Inntektene kommer gjerne inn først, så det får de med en gang. Vi slipper at de kommer til oss og spør hvordan det ligger an. De kan gå inn og se selv etter hvert som ting skrider frem i periodestengningsprosessen.
Jo-Inge må trekke pusten før han går videre til å fortelle om arbeidet med budsjett. Igjen tar han frem tidsaspektet:
– Vi brukte sikkert to-tre uker på å lage budsjett, og det var bare versjon 1.0. Det er vanskelig i regneark, for det er mange regneark som henger sammen til slutt. Når noen vil ha en annen versjon eller endringer – var det veldig tungt. I løsningen til Profitbase er det veldig lett – både å kopiere og lage ny versjon. Og ikke minst… den største fordelen er at vi kan gjøre mer detaljert oppdatering av budsjettet etter hvert som året skrider frem og hele tiden ha et fremoverlent syn. Vi vil ha en oppdatert prognose for året – det er mer interessant å se fremover enn bakover. Å justere de kjente tingene du vet har endret seg kommer til å gå rasende fort. I stedet for å spinne rundt i en vanvittig regnearkmodell.
Etter å ha snakket ivrig på inn- og utpust lener han seg tilbake i stolen og gir en siste refleksjon:
-Jeg ser veldig lyst på fremtiden med dette verktøyet!
